A priorizálás visszatérő kulcsmotívum az időgazdálkodásban, így nem árt, ha a tarsolyunkban van egy-két ütős priorizálási módszer. A különféle módszerekkel Dunát lehet rekeszteni. Az alábbi válogatást úgy állítottam össze, hogy minél változatosabb módszerekkel ismerkedhess meg. Mindegyik módszernek más az előnye és a hátránya, így ki tudod választani azt, ami a legjobban passzol a te élet- és munkastílusodhoz, valamint a felállítandó rendszeredhez.

Mielőtt belevágnánk, előrebocsátom: van két olyan módszer, amelyek szerintem mindent visznek, mégsem lesz szó róluk ebben a cikkben. Az Eisenhower-mátrixról készül egy komolyabb anyagom, de itt már írtam róla korábban; a Pareto-elvről pedig egy egész cikksorozat készült (itt, itt és itt olvashatjátok). Ez a két módszer, sőt, inkább már szemlélet szerintem megkerülhetetlen, és ha sikerül készségszinten elsajátítanod, illetve a saját életedre alkalmaznod, akkor jó eséllyel más módszerre nem is nagyon lesz szükséged. Mégis úgy gondolom, nem árt a változatosság ebben a témában sem, nézzünk is tehát néhány újabb módszert!

4D-módszer (avagy a bejövő feladatok kezelése)

A legtöbb tervet a váratlan események, illetve a szintén váratlanul beeső feladatok borítják fel. Ahhoz, hogy bár nagyjából tartani tudd magad a terveidhez, azaz következetesen dolgozhass a céljaidért, nagyon szigorúan mérlegelned kell minden előre nem tervezett feladat vagy igény esetén, hogy valóban olyan sürgős teendőről van-e szó, illetve tényleg hozzád tartozik-e a feladat.

A megoldás a 4D-módszer – talán ezen a néven a legismertebb, de maga az elv különféle álruhákban a legtöbb hatékonyságnövelő rendszerben megjelenik. A 4D: delete (törölni), delegate (delegálni), defer (elhalasztani), do (megcsinálni, méghozzá most). A sorrend fontos! Egy beérkező feladat esetében futtasd végig az alábbi kérdéssort:

• Biztosan meg kell csinálni ezt a feladatot? Ha nem: töröld a feladatot (delete). Ha igen: lépj tovább.
• Biztosan én vagyok a megfelelő személy a feladat elvégzésére? Van valaki, aki helyettem meg tudná csinálni? Ha van: add át neki a feladatot (delegate). Ha nincs: lépj tovább.
• Biztosan most van a legmegfelelőbb idő a feladat elvégzésére? Ha nem: tedd el későbbre (defer), vagyis írd fel a teendőlistádra vagy jegyezd be a határidőnaplódba. Ha igen: csináld meg most (do).

A 4D alól egyetlen kivétel van. A 2 perces szabály néven ismert elmélet szerint ha a beeső feladat 2 percnél rövidebb időt vesz igénybe, akkor – hacsak nem törölhető – csináld meg most, mivel a feladat kezelésével járó idő (delegálás, teendőlistába/határidőnaplóba való felvétel, majd kiválasztás a megfelelő időbe stb.) hosszabb, mint a feladat elvégzése. Ezzel a szabállyal azonban érdemes óvatosan bánni. Ha nagy mennyiségben érkeznek 2 percnyi feladatok, akkor összeadódva már akár 1-2 órát is kitesznek, azaz egy értékes időblokkot pazaroltál el egy vélhetően nem kiemelkedő prioritású feladathalmazra.

A nagy kérdés

A módszer meglehetősen egyszerű, ám annál több előfeltétele van. A priorizálást egyetlen kérdés irányítja: “mi a legjobb módja az időm eltöltésének jelen pillanatban?” Ám természetesen a látszat ellenére ez is egy összetett technika. Ahhoz ugyanis, hogy működhessen, teljesülniük kell az alábbiaknak:

• pontosan tudnod kell, hogy mit akarsz elérni rövid-, közép- és hosszútávon, merre tartasz jelenleg, melyek az életedet vezérlő legfontosabb értékek
• rendelkezned kell egy feladatlistával – a listaírást nem lehet megspórolni ezzel a módszerrel sem.

ABC

A módszert használhatod a heti vagy a napi teendőlistádon egyaránt. A betűk jelentése: A (muszáj), B (kellene), C (jó lenne/lehetne). A napot indítsd az A feladatokkal, majd jöhetnek a B-k, a C pedig vagy meg fog történni, vagy nem. A módszert lehet még kombinálni számokkal is: 1 (most), 2 (hamarosan), 3 (valamikor/egyszer), ám a hétköznapokban nem reális 9 kategóriában gondolkodni.

ABCDE

Brian Tracy módszere picit fából vaskarika, tulajdonképpen az ABC és a 4D módszer keveréke. Az A feladatok a legfontosabbak, ezek azok a teendők, amelyek esetében komoly következményekkel jár, ha nem lesznek elvégezve. A B feladatok is fontosak, de kevésbé tragikus, ha elmaradnak, ezért csakis az A-k kipipálása után jöhetnek. A C feladatok az apró-cseprő, nem túl fontos ügyek. A D betű a delegálást, az E pedig az eliminálást, azaz a törlést jelenti.

MOSCOW-variáció

A módszer eredetileg az alábbi szavakból tevődik össze:

• must have: abszolút elkerülhetetlen
• should have: fontos, meg kell csinálni ezt is
• could have: jó lenne, de nem baj, ha végül kimarad
• won’t have: ez most nem fog beleférni, talán majd máskor

Én azonban az alábbi módosítással szoktam élni: Must – Should – Could – Want (azaz akarom). Vagyis a teendőlista írásakor ugyan feltüntetem a prioritásokat, és igyekszem először az M feladatokkal végezni, majd jöhet a S és a C, azonban arra is odafigyelek, hogy legyen olyan feladat is, aminek kifejezetten örülök, amelyet várhatok egész nap. Ennél a teendőnél nem számít a “valódi” prioritása, csak az, hogy kis napsugarat hozzon a napomba.

1-3-5

Válassz 1 nagy, 3 közepes és 5 kis feladatot. Nemszeretem módszer a részemről, mivel nem veszi figyelembe sem azt, hogy mennyire fontos, sem azt, hogy mennyire sürgős egy-egy feladat. Ráadásul egyáltalán nem biztos, hogy minden napba belefér ez a mennyiség… Az azonban nem rossz ötlet, hogy többféle “méretű” feladatban gondolkodj: a nap folyamán az aktuális helyzetnek megfelelően tudsz tennivalót választani: ha csak 10 perced van, haladhatsz egy kisebb teendővel…

3-2

Hasonló az előzőhöz, csak itt 3 nagy és 2 kis (fél óránál rövidebb) feladatot választhatsz ki. A problémám hasonló vele, mint az 1-3-5-tel, az azonban nagy előnye, hogy 5 feladatot enged mindössze. Minél kevesebb teendő, annál jobb – csak talán nem ez az elv lesz a legcélravezetőbb.

Buborékrendezés

Az egyik kedvenc módszerem, de csak relatíve rövid (max. 10 elemű) teendőlistával működik, különben igen hosszadalmas lenne a procedúra. Lényege, hogy mindig csak két teendőt hasonlítunk össze, és a fontosabb/sürgősebb kerül följebb a listán. Erre utal a “buborék” is: az igazán fontos feladatok buborékként feljönnek a lista tetejére.

Tegyük fel, hogy van öt feladatom: A, B, C, D, E. Összehasonlítom A-t és B-t. Ha A fontosabb B-nél, A-t viszem tovább. Most A-t C-vel hasonlítom össze. Ha C fontosabb A- nál, C-t viszem tovább. C-t összehasonlítom D-vel – mivel most is C tűnik fontosabbnak, ő megy tovább. C vagy E? – ezúttal E nyert, E tehát a legfontosabb a listámban, vele folytatom a munkát.

Ivy Lee

Az anekdota szerint Charles M. Schwab amerikai gyártulajdonos azzal bízta meg Ivy Leet, aki maga is sikeres üzletember volt, hogy mutasson neki egy olyan módszert, amellyel még hatékonyabb lehet. Ivy Lee nem kért ellenszolgáltatást, csupán 15 percet minden egyes vezetővel. Az ajánlata az volt, hogy amennyiben beválik Schwab cégénél, a Betlehem Steel Corporationnél a módszere, úgy Schwab küld neki egy csekket, amelyen olyan összeg szerepel, amennyit Schwab gondol. Három hónappal később Schwab 25.000 dollárral jutalmazta Lee munkáját. Vajon mi zajlott ebben a 15 percben?

Lee módszere tényleg pofonegyszerű. A munkanap végén / este írd le azt a hat legfontosabb teendőt, amit másnap el akarsz végezni. Hat feladatnál ne írj le többet! A teendőket állítsd fontossági sorrendbe. Másnap reggel kezdj bele a legfontosabb feladatba. Addig dolgozz, amíg be nem fejezed, ezután (és csakis ezután) jöhet a második legfontosabb. Hasonlóképpen járj el a többi feladattal – mindig az éppen legfontosabb feladattal foglalkozz, teljes erőbedobással. Este ismét írd össze a másnapi hat legfontosabb feladatot – és így tovább.

A módszer nagy előnye, hogy semmiféle komplex eszközt nem igényel, egy post-iten elfér a napi teendőlistád. A viszonylag alacsony korlát (6…) erősen megszűri a feladatokat, azaz tényleg a valóban fontos teendők fognak beleférni a napba. További pozitívuma a módszernek az, hogy az előre eldöntött sorrend miatt reggel nem kell töprengenünk azon, hogy mivel is kezdjük a munkát, esetleg halogatásba csúszva ezzel, “csak” bele kell kezdenünk az első feladatba. Végül, de nem utolsósorban a módszer magában hordozza a hatékony munkavégzés egyik kulcsát, a fókuszált munkavégzést, azaz a “singletaskingot”. Nincs kapkodás és váltogatás a feladatok között, csak célirányos munka.

Érték-erőfeszítés

Ennél az elgondolásnál össze kell hasonlítanunk egy feladat értékét (eredményét, következményét) azzal, hogy mennyi energiát igényel a teljesítése. Ha egy feladat komoly eredményekkel jár, és csak néhány perc az időigénye, akkor azzal kell kezdenünk a munkát. Semmiképp se fecséreljünk időt azokra a teendőkre, amelyek kevés eredménnyel járnak, de rengeteg időnket viszi el. Ha szeretsz matekozni, mutatom, hogyan érdemes vele számolni:

A különbség oszlop úgy jön ki, hogy erőfeszítés mínusz érték. A prioritás pedig úgy alakul, hogy a különbség oszlop legkisebb száma kapja az első prioritást, a legnagyobb pedig a legnagyobbat.

Melyik módszert válasszam?

Ahogy a bevezetőben is írtam, a priorizálási módszerek esetében elsősorban a szemléletet érdemes elsajátítani, maga a konkrét módszer, amit használsz, másodlagos. Személet tekintetében én továbbra is a Pareto-elvben hiszek (de írtam már ennek egy már-már szélsőségesen céltudatos formájáról is itt), illetve eszközként az Eisenhower-mátrixot használom. Mégis időnként előveszem valamelyik módszert akár a fentiekből, akár a még itt nem említett eszköztáramból, méghozzá intuitív módon. Van, hogy a hangulat hozza úgy, van, hogy a helyzet. De nem is maga az eszköz a lényeg, hanem az, hogy a priorizálás, illetve ennek közvetlen folyománya, a nemet mondás folyamatosan jelen legyen a mindennapjainkban, hiszen csakis így biztosíthatjuk azt, hogy az időnket azzal töltsük, ami igazán lényeges – a többi pedig mehet a levesbe…

Képek forrása: 1, 2, 3, 4.