Számtalan személyes hatékonyságnövelő módszer létezik, a világszerte ismert, agyonhype-olt GTD-től (amellyel kapcsolatban vannak szakmai fenntartásaim) a házilag barkácsolt, egyetlen konkrét élethelyzetre kikalapált verziókig (amelyekért azonban rajongok!); most egy olyan módszert mutatok, amely annak ellenére, hogy ipari gyökerekkel rendelkezik, egy nagyon egyszerű és szép módját jelenti a hatékony feladatmenedzsmentnek.

A Personal Kanban (magyarul: személyes kanban) c. rendszert Tonianne DeMaria Barry és Jim Benson alakította ki. A rendszerről bővebben a Personal Kanban – Mapping Work, Navigating Life c. könyvben olvashatsz (angol verzióját itt találod, magyarul sajnos egyelőre nem jelent meg.)

A Personal Kanban egy vizuális rendszer, amelynek segítségével egy pillanat alatt felmérheted, hogy milyen teendőid, prioritásaid vannak, mi a következő lépés, és mit végeztél már el. A rendszer alapgondolata a folyamatos (újra)tervezés, ezáltal nagy rugalmasságot biztosít, segítségével könnyen tudsz alkalmazkodni az állandóan változó körülményekhez. A rendszerre nagy hatással voltak a kanban, az agile, a lean és a kaizen szemléletek, így egy végtelenül egyszerű és logikus, ám mégis mérnöki igényességű módszer alakult ki.

A Personal Kanban mindössze 2 szabályon alapul: 

1. Ábrázold vizuálisan a feladataid!
2. Korlátozd a folyamatban lévő tevékenységeid számát!

Ezzel a két szabállyal megvalósul a húzóelv (pull) és a folyamatos munka (flow), a Personal Kanban harmadik és negyedik pillére. A rendszerbe be van építve a folyamatos önreflexió is, ami lehetővé teszi az állandó fejlődést (kaizen) – ez tekinthető az ötödik pillérnek.

Ábrázold vizuálisan a feladataid!

A Personal Kanban alapja egy nagy felület – ez lehet egy falitábla (whiteboard), egy flipchart vagy egyszerűen egy nagy lap a füzetedben, és számtalan elektronikus megoldás is létezik. A kanban-tábla oszlopait listáknak nevezzük, míg a rajta szereplő elemeket kártyáknak – habár a mindennapokban egyszerűen teendőkként fogsz gondolni rájuk. A listák a feladatok életciklusát ábrázolják; a legegyszerűbb kanban-tábla így néz ki:

Természetesen léteznek ennél jóval összetettebb kanban-táblák is, de a kiindulópont, a legegyszerűbb értékáram ez. Értékáram, ugyanis a Kanban lényege az áramlás, a feladatok áramlása a táblán balról jobbra.

A feladatok ábrázolásának az a célja, hogy minden pillanatban, amikor rápillantasz a táblára, pontosan meg tudd mondani, hol tartasz a munkában, és minek kell következnie.  Innentől kezdve a munkád nem egy amorf valami: látod a mennyiségeket, minőségeket és a folyamatot; meglátod az összefüggéseket, ezáltal könnyebb lesz priorizálni, az aktuális helyzethez alkalmazkodva döntést hozni – azaz mostantól tényleg a te kezedben van az irányítás.

Korlátozd a folyamatban lévő tevékenységeid számát!

A Personal Kanban második törvénye szerint egyszerre nem szabad túl sok feladatba belekezdeni. Hogy mennyi a túl sok, arra nincs konkrét irányelv, magadnak kell meghatároznod (vagy inkább kikísérletezned) a számodra megfelelő WIP-t, a folyamatban lévő tevékenységeid számát (Work-In-Progress). Kiindulásképpen ajánlom a bűvös hármas számot, azaz kezdetben WIP = 3. Aztán majd meglátod…

Azzal, hogy maximalizálod a nagyjából egy időben végezhető feladatok számát, elkerülöd annak a veszélyét, hogy:

• sok tányért pörgetve semmivel sem haladsz igazán
• hamis haladásérzet kedvéért multitaskolsz és kapkodsz, ami megnöveli a hibázás lehetőségét, és fölösleges stresszt okoz.

A WIP-korlát lehetővé teszi, hogy szem előtt tartsd a mindenkori prioritásokat, felelősséggel tudj nemet mondani; ennek eredményeként a valóban fontosra tudsz fókuszálni, kizárva minden mást. És talán nem megyek túl messzire, ha azt mondom: ez a szabály megóv attól, hogy túlvállald magad, és következésképpen kiégj.

A húzóelv (pull rendszer)

A folyamatban lévő teendők korlátozásával valósul meg a pull rendszer, amelynek segítségével proaktívan, helyes döntéseket hozva tudsz dolgozni, azaz átveszed az irányítást a feladataid fölött. A pull rendszer lényege, hogy akkor választunk új feladatot, ha van rá kapacitásunk, azaz mi döntünk – szemben a push rendszerrel, ahogy általában dolgozunk (amikor mások mondják meg, hogy mit és mikor csináljunk, függetlenül attól, hogy van-e rá kapacitásunk, illetve hogy milyen fontosságú is az adott feladat).

A pull rendszerrel proaktívak vagyunk, szemben a megszokott reaktív viselkedéssel. A push rendszereknél gyakori, hogy a kapacitás figyelmen kívül hagyása miatt torlódás alakul ki, előbb-utóbb vészhelyzetet okozva. Ilyenkor az a kérdés: mi a legégetőbb feladat? Ez nem priorizálás, hanem reakció; és a reaktív viselkedés csak további reakciós helyzetekhez vezet. A pull rendszerrel nálunk van az irányítás, ezáltal korrekt döntéseket tudunk hozni.

Természetesen a push szituációkat nem lehet teljesen elkerülni; a cél az lenne, hogy a proaktivitásra rendezkedjünk be, és csak szükség esetén hagyjuk magunkat tolni.

A Personal Kanban nemcsak pull, hanem korlátos pull rendszer. Csak annyi munkát vállalsz be, amennyit egyszerre kezelni tudsz. Addig nem jön be más, míg legalább egy feladatot ki nem pörgettél. Korlát nélkül a folyamatban lévő feladataid sorát látva úgy érezheted, ezeket mind meg kell ma csinálnod, és ez megakadályoz abban, hogy rugalmasan tudj alkalmazkodni az állandóan változó körülményekhez. A korlát segít abban, hogy legyőzhesd a maximalizmust és a megfelelési kényszert.

Folyamatos munka (flow)

A WIP-korláttal és a húzóelvvel megvalósul a folyamatos, ütemes, de nem erőltetett menetben történő, s ezáltal nem stresszkeltő munka, azaz a flow (ami nem azonos Csíkszentmihályi flow-jával!). Ez az a pont, ahol a legoptimálisabban tudjuk kihasználni a kapacitásunkat. Jim Benson, a Personal Kanban atyja gyakran hozza az autópályát példaként. Az autópálya 65%-os telítettség mellett elkezd belassulni, azaz hiába küldünk be több és több autót, az autópálya kibocsátása nem fog növekedni, sőt. Ez a munka nyelvére lefordítva azt jelenti, hogy ha egyszerre sok feladattal akarunk zsonglőrködni, egy idő után a hatékonyságunk megtorpan. A WIP-korlát bevezetésével, illetve a pull elvvel mindig 65% körül tartjuk az autópályát.

Folyamatos fejlődés (kaizen)

A “Teendők” listába felírt feladataid a húzóelv mentén, a WIP-korlátnak köszönhetően apránként, de folyamatosan átlépnek először a “Folyamatban” listába, majd remélhetőleg megérkeznek a “Kész” oszlopba. A Kanban lehetőséget teremt arra, hogy értékelhesd a saját teljesítményed: fel- és elismerd a haladást (mentális vállveregetés!), észrevedd a pozitív és negatív tendenciákat, az elvégzett teendőket minőség és mennyiség szerint vizsgálva stratégiai döntéseket hozz. Ezzel megvalósul egy másik elgondolás a lean családból: a kaizen, avagy a folyamatos fejlődés elve.

Válaszd ki a saját eszközöd!

Az elvek ismeretében már nem okozhat gondot a saját Kanban-rendszered felállítása. . Ahogy korábban említettem, a klasszikus kanban-tábla egy fehér tábla (whiteboard, flipchart stb.), amelyre színes post-iteken kerülnek fel a feladatok (minden feladat külön post-itet kap). Ez a felállás nagyon könnyen módosítható, ám nagy hátránya, hogy nem hordozható. Erre a problémára lehet megoldás egy sima füzet (pl. dupla oldalon kialakítva – ez esetben áthúzzuk, újra felírjuk a feladatokat), vagy valamilyen elektronikus megoldás.

Az elektronikus megoldásokban is el lehet indulni fapados irányba (pl. Excel), de vannak kifejezetten a Kanbanra épülő appok, szoftverek és webes szolgáltatások is. A legelterjettebb kanban-megoldás a Trello, de a nagyobb projektmenedzsment szoftverek többsége is használ valamilyen formában kanban-táblát.

Ám minden eszköznél fontosabb az, hogy megértsd az alapelveket, ezután már gyakorlatilag bármilyen platformon pillanatok alatt átlátod a feladataidat, és a céljaidat, valamint az aktuális leterheltségedet figyelembe véve tudsz dönteni a következő lépésről.

Ha további módszertanokkal ismerkednél, profi szintre emelnéd a feladatkezelésedet, és ezáltal a hatékonyságodat, akkor kattints a képre, és nézd meg a kapcsolódó online kurzusomat: