Számomra a hatékonyság egyfajta életszemlélet, ami átszövi a napjaim minden aspektusát; nemcsak azért, mert ebben találtam meg a hivatásom, hanem azért is, mert úgy gondolom, ha az időnkkel, figyelmünkkel és energiánkkal való sáfárkodásról beszélünk, nem ragadhatunk le holmi csettintésre alkalmazható gyors trükköknél, alapjaiban kell megreformálnunk a számunkra fontos dolgokhoz való viszonyunkat. Ha ezt az alapot sikerül megteremtenünk, akkor viszont már jöhetnek a különböző kisebb-nagyobb varázslások, lifehackek, amelyek segítenek pár percet, pár felszabadult lélegzetvételt nyerni, és némi stresszt letenni. Ma benézünk a kulisszák mögé, megmutatom, hogy aktuálisan melyek azok a kisebb-nagyobb ötletek, amelyek könnyebbé teszik a mindennapjaimat.

(A lista nyilván nem teljes, számtalan módszert használok ezeken felül akár csak tesztelésként is, hogy bővítsem a tudásom és a tapasztalatom, de a cikk célja nem egy teljeskörű időmenedzsment képzés, csupán az inspiráció.)

1. Minden nap írok.

A munkám jelentős részét teszi ki az írás. Online tréningek, tanácsadói anyagok, cikkek, blog- és közösségi média posztok – sorolhatnám. Nagyon szeretek írni, ám irtó nehezen veszem rá magam, számomra az egyik legnagyobb halogatáscsapda, ha tudom, írnivalóm van mára. Megfigyeltem azonban, hogy jellemzően csak elkezdeni nehéz, utána már felpörgök, így szabályként állítottam fel, hogy minden egyes nap írok. Olyannyira, hogy az egyetlen olyan munkával kapcsolatos tevékenységem, amit még hétvégén is csinálok. Nem kell sokra gondolni: napi 15-20 perc mindössze – ez a kötelező penzum, a téma és a formátum gyakorlatilag mindegy, a lényeg maga az írás. Az eddigi (immár 5 hónapnyi) tapasztalat azt mutatja, hogy ez a trükk nemcsak a halogatás leküzdésében segít, de sokkal kreatívabbá is váltam a napi gyakorlatnak köszönhetően.

2. Egy fő célom van a napra.

Pontosítok: egy fő cél / nap / terület, ugyanis munkára, háztartásra, a gyerekekre, a férjemre és önmagamra is kitűzök minden nap egy célt. Természetesen van emellett “rendes” teendőlistám is, de ez az öt napi teendő kiemelt szerepet kap. Mindenképp bele kell férniük a napba, illetve ha sikerült őket “kipipálni”, akkor elégedett vagyok magammal még akkor is, ha amúgy van elmaradásom a többi feladataimat illetően, hiszen lényegeset haladtam egy fontos munkafolyamatban, megcsináltam egy olyan háztartási teendőt, amit már sürgetőnek ítéltem, és jutott időm a szeretteimre. No meg önmagamra. Még ha csak kevés is, de jutott. Ebben a módszerben az a jó, hogy segít az egyensúlyt megközelíteni (elérni azért elég idealista gondolat lenne…), ugyanakkor nagyon rugalmas, a körülményekhez tudom mindig igazítani az öt teendőmet.

3. Telefonálós órát tartok.

A hasonló feladatok tömbösítése egyébként is jó stratégia, de nálam a telefonáló óra igazi game-changer megoldás lett. Introvertált vagyok, Y generációs és némileg kocka – ez a három tény tán érthetővé teszi, hogy miért utálok szívből telefonálni. De sajnos muszáj. Ám az íráshoz hasonlóan itt is azt figyeltem meg, hogy elkezdeni sokkal nehezebb, mint folytatni, így a tömbösítés jó ötlet. A másik trükköm, hogy a heti két cardio edzésem után ütemeztem be a telefonálós órákat – olyankor sokkal energikusabb vagyok, és kevésbé visel meg az egész procedúra. Hónapok alatt szokássá vált a kedd-csütörtöki telefonóra, nincs már halogatás, pikk-pakk elintézem és megyek a dolgomra.

4. Ergonomikusan pomodorózok.

A Pomodoro-módszerről már írtam itt a blogon. A 25 perc munka – 5 perc módszernek számtalan verziója és felhasználási módja van. Korábban csak időnként vettem elő ezt a módszert, ám az utóbbi időben a sok számítógép előtt töltött időnek köszönhetően mindenféle mozgásszervi problémáim lettek, és az orvosom azt javasolta, gyakran váltogassam a pozíciókat, ahogy dolgozom. A pomodorózás nálam ennek a váltogatásnak lett az alapja: 25 perc íróasztal, 5 perc szünet, 25 perc gumilabda, 5 perc szünet, 25 perc állva munka, 5 perc szünet – és így tovább. Mostanában azzal kísérletezem, hogy melyek a leghatékonyabb munkafolyamat-pozíció párosok, biztos vagyok benne, hogy ezen is lehet majd optimalizálni.

5. Tényleg csak egyszer foglalkozom az e-mailekkel naponta.

Ez egy olyan ökölszabály, ami minden “5 tipp a hatékony munkavégzéshez” cikkben benne van, ennek ellenére az emberek tapasztalataim szerint szinte semennyire sem tartják be. Persze vannak olyan munkakörök, ahol tényleg muszáj folyamatosan online lenni, de többségében nem ez a helyzet, az e-mail inkább egy remek alibi, hogy ne kelljen a tényleges munkával foglalkozni. Nálam is az volt, ezért nagy szigor van ezen a téren: napi egyszer van e-mailezés, olyankor azonban megadom a módját, és mindent tisztességesen lekezelek, hogy ne legyen vele több teendőm.

6. Nincs Facebook-idővonalam.

Ha a szívemre hallgatnék, már régesrég töröltem volna magam a Facebookról, de nem tehetem meg, mert a munkámnak és a magánéletemnek is vannak olyan vetületei, amelyek miatt egyelőre kénytelen vagyok használni ezt a felületet, méghozzá napjában akár többször is. Hogy még véletlenül se szippantson be az idővonal a maga néha szórakoztató, néha informatív, ám legtöbbször bosszantó folyamával, telepítettem a News Feed Eradicator nevű extensiönt (Chrome-ra itt, Firefoxra itt találod), ami annyit tesz, hogy a hömpölygő idővonalat kicseréli egy (egyébként gyakran érdektelen) idézetre. Időrabló halogatáscsapda volt, nincs. (A többi közösségi felületre is lehet találni hasonló megoldásokat!)

7. Van egy listám az egyszerű, gépen végezhető teendőimről.

Ez megint egy variáció a tömbösítésre. Van csomó csipcsup dolog (utalni, kiszámolni, rákeresni, megtervezni, letölteni, kitölteni stb.), amelyeket vétek lenne az energikus, fókuszált időkben végezni. Ám vannak komoly mélypontjaim ha nem is napi, de heti szinten mindenképp, amikor már nem visz előre a hétvége adta energia, de messze még a pihenés… Olyan számomra ez az érzés, amikor az autó kereke beleragad a sárba, és csak próbál onnan kipörögni, miközben egyre nagyobb pácba kerül. Nos, erre megoldás számomra ez a lista. Amikor azt érzem, hogy már megmozdulni sincs kedvem (ergo nem segít a mosás mint látványos, ám könnyű házimunka), komoly munkára meg esélyem nincs ezzel az állapottal, előkapom a “könnyű laptopos melók” listámat, és elkezdem pörgetni őket. Ezek tényleg annyira no-brainer feladatok, hogy semennyi erőbefektetést nem igényelnek, mégis pipákat hoznak a teendőlistámra, s ezzel lendületbe tesznek. Nekem ez a módszer jelenti azt a deszkát, amit egy kedves ismeretlen betesz a kipörgő kerekem alá, és végre ki tudok kecmeregni a sárból, hogy újult erővel gurulhassak tovább a komolyabb teendőimmel.

8. Stratégiai tervezés a galérián.

Vállalkozóként a stratégiai tervezés éppúgy rendszeres és fontos feladatom, mint az ügyfélmunkák, a tananyagfejlesztés vagy az adminisztráció. Sokakhoz hasonlóan jó ideig én is kampányszerúen gondolkodtam a jövőn és a hogyan továbbon, azonban idővel rájöttem, hogy ahhoz, hogy stabilan fejlődhessen a vállalkozásom, és én magam is benne, a stratégiai tervezésnek rendszeres tevékenységgé kell válnia. Meg is próbálkoztam vele, de nehezen ment az átkapcsolás az egyik mindsetből a másikba. Mígnem egy véletlennek köszönhetően egyik stratégiai blokkot a galériánkon található, egyébként ritkán használt olvasósarokban “követtem el”… Nem tudom, hogy a szokatlan helyszín vagy a más nézőpont (a ház “tetején”, madártávlatból látva rá az életünkre) az oka, valószínűleg mindkettő, de ez a változás nemcsak a rendszeres stratégiai órát szilárdította meg az életemben, hanem merészebb irányokra is sarkallt. Nem szabad alábecsülni a nézőpontváltás jelentőségét.

9. Ellenőrző listák a rutinfeladatoknak.

Ezt már régóta alkalmazom, és rendszeresen javaslom is az ügyfeleimnek: a rendszeresen előforduló, több lépésből álló és nem automatizálható feladatokat alapos folyamatoptimalizálás után (mit mi után érdemes…) rutinokba szervezem, és ellenőrző listákat készítek hozzájuk. Ezek jellemzően havonta, de legalább kéthetente előforduló rutinok, tehát nem vésődnek be annyira, mint egy naponta elvégzendő feladatsor, emiatt nemcsak a gördülékenyebb munkát segítik ezek a listák, hanem azt is, hogy nem felejtődik el egyetlen részfeladat sem.

10. Eisenhowerezek.

Nyilván szubjektív, hogy kinek melyik priorizálási módszer válik be, befolyásolhatja az egyéni ízlés mellett a munka jellege, az életkörülmények és sok más egyéb, de az Eisenhower-mátrix (sürgős-fontos mátrix) egy olyan módszer, aminek legalább a szemléletét érdemes elsajátítani – ha pedig megtetszik, akkor készségszinten megtanulni a használatát. A napi teendőimet mindig Eisenhower-mátrixba írom fel: fogok egy lapot, rajzolok egy közepére két vonalat (kész is a négy negyedem), majd a teendőket eleve a megfelelő rubrikákba írom bele (sürgős és fontos, nem sürgős és fontos stb.). Mára már olyan rutinná vált, hogy amikor az alsó negyedekbe tévedne a kezem (nem fontos feladatok), már nem is írom le az adott feladatot, mert tudom, úgyis törölném.

Van még pár trükk a tarsolyomban, hamarosan várható egy újabb adag, addig is próbáljátok ki, ami megtetszett, és örömmel várom a ti mindennapi trükkjeiteket is “tanuljunk egymástól” jeligére!