Cal Newport, a fókuszált munkavégzés nagy tudora és az Elmélyült munka című könyv szerzője szerint időbeosztás szempontjából négyféle módja van a fókuszált munkavégzésnek. Mindegyiknek megvannak az előnyei és hátrányai, más-más szituációban alkalmazhatók, és ami a legfontosabb: remek inspirációforrások a saját munkastílusod kialakításához.
A szerzetesi stílus
Ha a szerzetesi (monastic) stílust preferálod, akkor gyakorlatilag az összes idődet a fókuszált munkának, a magas prioritású feladataidnak szenteled, minden mást zavaró tényezőnek tekintesz, amit kizársz az életedből. Az elnevezés is erre utal: szerzetes módjára elzárkózol a külvilágtól, a “világi hívságoktól”, és egyetlen célnak szenteled az összes időd és figyelmed. Merthogy a szerzetesi módot választó emberek jellemzően egy fő cél elérése érdekében dolgoznak: tudósok, írók tartoznak többek között ehhez a társasághoz, akik a nagy felfedezés érdekében kutatnak, vagy éppen életük regényét írják. Az összes munkastílus közül itt várhatjuk a legmélyebb fókuszt, a legnagyobb eredményeket, de a legnagyobb elköteleződés is itt van.
Szerzetesként bezárkózni, a világból kivonulni, a mindennapi feladatokat ignorálni, egyetlen célpontra fókuszálni a legtöbbünk számára nem életszerű. A hétköznapokban azonban átvehető az a szemlélet, hogy érdemes minél több sallangtól megszabadulni, és így maximalizálni a valóban fontos dolgokra szánható időt és figyelmet. Kis léptékben az elvonulás is megoldható, például amikor egy nagy projektet szeretnél befejezni, és két napra eltűnsz a világ szeme elől. Egy jól előkészített mini elvonulás remek fókuszbomba lehet, valódi eredményekkel.
A kétcsúcsú stílus
A kétcsúcsú (bimodal) módszernél az idődet felosztod a fontos, nagy összpontosítást igénylő tevékenységek (egyik csúcs) és minden más (másik csúcs) között, és váltogatod ezeket az időszakokat. A váltás heti, havi vagy akár éves szinten is történhet – utóbbira elvétve látni példát, de a heti vagy havi rotáció életszerű lehet bizonyos élethelyzetekben. Pl. egy hétig minden mást félretéve a legfontosabb feladatodra koncentrálsz, majd a következő héten tüzet oltasz az elmaradt teendőid között; az egyik hónapot teljes egészében termék- vagy vállalkozásfejlesztésre fordítod, a következőben pedig kipipálod az időközben felmerült feladatokat.
Ez a módszer némileg hozza a szerzetesi módszer maximális fókuszát, ugyanakkor lehetővé teszi azt is, hogy reagáljunk a környezetünkre és az aktualitásokra, ezáltal életszerűbb megoldás, mint az előző (bár nem feltétlenül könnyű implementálni ezt sem). Nagyon hasznos tud lenni olyan projekteknél, ahol hosszú, egybefüggő fókuszidőkre van szükség, de az egyéb területek, szerepkörök nem elhanyagolhatók. Fontos előny az is, hogy nem kíván akkora elköteleződést, mint a szerzetesi, tehát úgy lehet eredményeket megcélozni, hogy nem teszel fel mindent egy lapra (pl. “három hónapig csak a könyvemet írom” kontra “a hétfőket a könyvírásnak szentelem”).
A fókuszblokkok mérete egy naptól akár hónapokig is terjedhet, attól függően, mit kívánnak meg a céljaid és mit tesznek lehetővé a körülményeid, sőt, rugalmasan változtathatod aszerint, hogy milyen feladatmennyiséggel kell megküzdened egyik vagy másik területen (fókusz vs nemfókusz).
A sikeres kétcsúcsú munkához nagyon világos szabályokra van szükség: pontosan kell tudni, hogy mikor vannak a fókuszidők, és ezekben pontosan milyen cél megvalósítására van lehetőség. Emellett kulcs a következetesség is a külvilággal szemben (fontos, hogy a környezeted, munkatársaid, partnereid, ügyfeleid megértsék, hogy a fókuszidőd szent és sérthetetlen), de magaddal szemben is (gyakran éppen önmagunktól kell megvédenünk a fókuszidőt).
Az újságírói stílus
Az újságírók – mármint az igaziak – mindig a történésekre reagálnak, hiszen ha valami esemény van, akkor azonnal ugrani kell és tudósítani, nem lehet azt mondani, hogy elnézést, most épp fókuszidőm van, majd megyek, ha végeztem. Ugyanakkor az anyagok elkészítéséhez bizony fókuszált munkára van szükség, amit kiszámíthatatlan idősávokban, mégis időre kell prezentálni. Az újságírói (journalistic) stílus annyit tesz, hogy ha éppen nincs jelenésed, kötelezettséged, akkor fejest ugrasz a fókuszált munkába. Ez egyben azt is jelenti, hogy nagyon gyorsan kell tudnod átváltani a fókuszált üzemmódra, bármit is csináltál előtte… És éppen ez adja a módszer egyik nehézségét is, ami miatt főleg feketeöves “fókuszálóknak” ajánlható ez a módszer.
Ha kiszámíthatatlan az időbeosztásod, állandó mozgásban vagy, vagy folyamatosan változik minden körülötted, akkor elképzelhető, hogy számodra működőképes lehet a újságírói stílus – idővel, ugyanis nagy odafigyelést és önuralmat igényel, és ezek kifejlesztése eltarthat egy ideig. Kis lépésekben azonban el lehet kezdeni: legközelebb, ha hamarabb véget ér egy programod, lemondanak egy meetinget vagy bárhonnan váratlanul idő esik az öledbe, próbálj meg elmerülni egy számodra fontos feladatban – ehhez érdemes előre kitalálni, hogy milyen feladat lenne ideális, hogy ne a tanakodással menjen el az idő.
A ritmikus stílus
A nap során egymást váltják az elmélyült munkára, valamint a mundén, apró-cseprő feladatokra szánt idősávok. Ezt a munkastílust legkönnyebb megvalósítani, és kevés kivételtől eltekintve ez bizonyul a leghasznosabbnak.
A mögöttes elv szerint ha nincs beütemezve a fókuszidő, sokkal nehezebben vesszük rá magunkat az elmélyült munkára; ugyanakkor épít arra is, hogy ha valami szokásunkká válik, akkor nagyobb eséllyel fogjuk megvalósítani. Ergo: a fókuszált munkát szokássá kell tenni, és be kell ütemezni rendszeresen a mindennapjainkba. Ehhez zavartalan időblokkokat kell kialakítani, és ezeket konzisztensen meg is kell tartani.
A ritmikus (rhythmic) módszernél jellemzően napi 3-4 fókuszált órával tudunk számolni, ami ugyan jóval kevesebb, mint például a szerzetesi módszer napi 12-16 órája, és nem számíthatunk gyors, egetrengető eredményekre, azonban a konzisztens lépések idővel meg fogják hozni a sikert.
A ritmikus módszer a legtöbb munkarendbe, életstílusba szépen beilleszthető. Kezdheted olyan fapados megoldással, hogy a délelőttöt kinevezed fókuszidőnek, a délután pedig az egyéb tevékenységeké; vagy mondhatod azt, hogy délelőtt 10 és 12, valamint délután 4 és 6 között fókuszálsz; vagy – kevésbé szabályos hetirend esetén – eloszthatsz 10 db 90 perces blokkot a hetedben úgy, ahogy az neked kényelmes, egyik nap így, a másik nap úgy.
Mivel szokásokról beszélünk, természetesen a következetesség kulcsmotívum. Érdemes naptárban, netán szokáskövetőn figyelemmel kísérni, hogy hol áll a szokássá válás folyamata. Motiváló lesz látni a sokasodó pipákat a napok mellett.
Melyik stílus való neked?
Hogy számodra melyik módszer működhet, függ a munka- és életkörülményeidtől, a munkád jellegétől, és természetesen a személyiségedtől is. Egy alapvető válaszvonal, ha arra gondolsz, a munkádat milyen mértékben határozza meg a másokkal való (online vagy offline) interakció. Minél kevésbé vagy folyamatos kapcsolatban másokkal a munkád során, annál nagyobb, összefüggő blokkokat tudsz elkülöníteni a fókuszált munkára (szerzetesi, kétcsúcsú stílus). Ha azonban folyamatosan kommunikálsz, egyeztetsz, másokkal közösen dolgozol, akkor az alkalmazkodóképesség kerül előtérbe (újságírói, ritmikus stílusok).
A ritmikus munkavégzés jó választás lehet, mert könnyen elsajátítható és jól alkalmazható a legtöbb élethelyzetben. Ugyanakkor mint minden téren az időgazdálkodásban, itt is az önismeret a kulcs, nincsenek egyenválaszok, nem fog mindenkinek ugyanaz a megoldás működni. Próbáld ki mindegyik módszert, keverd őket bátran, kísérletezz, és végül válaszd azt, ami a személyiségedhez és a körülményeidhez a leginkább passzol.
Ha szívesen elmélyülnél a fókuszált munka rejtelmeiben, és ezáltal profi szintre emelnéd a hatékonyságodat, akkor kattints a képre, és nézd meg a kapcsolódó online kurzusomat:
