Azt már régóta tudjuk, hogy feladat és feladat, cél és cél között óriási különbségek vannak. Sok olyan paraméter van, amely mentén el lehet indulni, ha priorizálásról van szó; az alábbiakban egy olyan döntéstámogató eszközt mutatok, amely segítségével meg tudod állapítani, hogy egyáltalán megéri-e a feladatot bevállalni – legyen ez egy magánéleti cél, egy hosszú távú projekt vagy egy elem a napi teendőlistádról.

Erőfeszítés x hatás

A két dimenzió, amit vizsgálni fogunk, az erőfeszítés, amit a cél elérése, projekt véghezvitele, feladat kipipálása érdekében tennünk kell, valamint a hatás, eredmény, amit így elérhetünk. Mivel jelen esetben elsősorban hatékonyságról beszélünk, az erőfeszítés alatt zömében időt értek az alábbiakban, de természetesen bármilyen más erőforrás is ide tartozhat, ha nem kifejezetten időgazdálkodás és hatékonyság a cél. Merthogy ezt az eszközt nemcsak a feladatok rangsorolására lehet használni: közkedvelt módszer a termékfejlesztésben (mely ötletet érdemes megvalósítani?),  a marketingben (melyik módszert érdemes bevetni?), de például én is szívesen használom a tanácsadói munkám során, amikor egy ügyfelem kihívásaira keressük a támogatás optimális módját.

A hatás fogalma is további pontosításra szorul: elsősorban természetesen hosszú távú, a céljaink irányába mutató tevékenységekre gondolunk, azonban nem kizárólag. Van, hogy a hatás azt jelenti, hogy leküzdesz végre egy rettenetesen nyomasztó feladatot, ami után végre szárnyalhat a kreativitásod, és haladhatsz a valóban lényeges teendőiddel. Bizony, ez nem egy tankönyvi példa, azonban ha fókuszált munkáról beszélünk, az életszagú helyzeteket is figyelembe kell vennünk.

2×2 mátrix

A két dimenziót egy koordinátarendszerben vizsgáljuk: az x tengelyen a befektetendő erőfeszítést jelöljük, az y tengelyen pedig a várható hatást. Az így kialakuló 2×2-es mátrixban meg tudjuk jeleníteni, és ami még fontosabb, össze tudjuk hasonlítani az összes lehetőséget, legyen az cél, projekt, teendő, ötlet, bármi. (Az erőfeszítés-hatás mátrixra szokás 2×2 mátrixként is hivatkozni, ami nem túl pontos, hiszen kismillió 2×2-es mátrixot használunk mindenféle célokra, gondoljunk csak a témánál maradva a szintén priorizálásra használt Eisenhower-mátrixra, ami szintén két dimenziót használ, ezáltal 2×2-es mátrixot ad.)

Ahogy azt már az előbb említett Eisenhower-mátrixnál is megszokhattuk, az egyes kvadránsbeli feladatok (teendők, ötletek, célok…) más-más megközelítést igényelnek:

Alacsony erőfeszítés, jelentős hatás: gyors siker

Az angolban “low-hanging fruit”, azaz alacsonyan lógó gyümölcs névvel is illetett kategória főnyeremény: kevés munkával érhetünk el nagy eredményeket. Szerencsés az az ember vagy szervezet, ahol jellemzőek az ilyen feladatok, bár ez ritkán fordul elő. Gyakran akkor látok sok feladatot ebben a kvadránsban, amikor valamilyen terület annyira el van hanyagolva, hogy még a kézenfekvő megoldásokkal sem foglalkoztak korábban. Értelemszerűen érdemes lecsapni ezekre a feladatokra mielőbb, már csak azért is, mert a gyors siker lendületet ad a továbbiakhoz.

Magas erőfeszítés, jelentős hatás: nagy tét

Lássuk be: általában a valódi eredményekért sokat kell dolgozni. Amennyiben arányban áll a befektetett energia a várt hatással, akkor ez rendben is van. Jellemzően komolyabb kihívások, nagyobb léptékű célok, projektek, feladatok tartoznak ide, amelyeket nagyon megfontoltan kell megválasztani, hiszen van némi kockázat, nagy a tét: sok időt, energiát teszünk bele, nem lenne jó, ha a végén derülne ki, hogy fölöslegesen. Ez a kvadráns igazán fókuszált figyelmet, csapat esetén összehangolt munkát követel. Éppen ezért ha túl sok van ebből a típusú feladatból, nagyon frusztráló lehet, és könnyen demotiválttá teszi az embert vagy a csapatot! A sorrend tekintetében egyből a gyors sikerek után következnek, és a legfókuszáltabb időnkben érdemes végezni őket.

Alacsony erőfeszítés, jelentéktelen hatás: töltelék

Az olyan feladatok esetében, amelyek nem járnak komolyabb eredménnyel, a kézenfekvő eljárás az lenne, hogy nem is foglalkozunk velük, de sajnos ez nem minden esetben megvalósítható, bizonyos mennyiségű töltelék feladata mindenkinek van. Ha nem sikerül megszabadulni tőlük (törölni vagy delegálni), akkor érdemes a kevésbé aktív idősávokban tömbösen végezni őket.

Magas erőfeszítés, jelentéktelen hatás: időrabló

Van még lejjebb az előző kategóriánál: amikor nem elég, hogy eredménye nincs a feladatnak, még sok energiánkba is kerül – igazi időrabló, pénznyelő, energiavámpír tevékenységek ezek, vagyis mindenáron meg kell szabadulni tőlük egyéni és csapatszinten egyaránt. Ha első látásra ez nem egyszerű, akkor az ok feltérképezésére és megoldására érdemes komoly erőfeszítéseket tenni, és mielőbb kigyomlálni ezeket a hálátlan feladatokat.

Mindez a prioritások nyelvére lefordítva így néz ki:

3×3 mátrix

Sokszor tapasztalom, hogy az emberek nehezen döntenek A és B között, ám amint bevezetünk egy középutat, egyszerűbbé válik a döntés. Ha nehezedre esik a két fokozatú skálán elhelyezni a lehetőségeket, próbáld ki a 3×3-as mátrixot:

Itt már nehezebb lenne az egyes rubrikákat sorrendbe állítani, de az alábbi ábra segíthet eldönteni, mivel érdemes foglalkozni, illetve mit érdemes előre venni:

Így használd egyedül

Az erőfeszítés-hatás mátrix rendkívül sokoldalú eszköz. Használhatod a hosszú távú céljaid összehasonlítására, az egyes céljaidhoz vezető utak megtervezésére vagy a heti, napi teendőid rangsorolására. A mátrix rá fog világítani arra, hogy mely feladatok az igazi nyerő választások, melyeket érdemes elhalasztani, vagy egyszerűen törölni: lelkiismeretfurdalás nélkül törölhetsz mindent, ami aránytalanul nagy erőfeszítést igényel ahhoz mérten, hogy valójában mekkora a jelentősége. Számomra szabadúszó vállalkozóként például egy megkerülhetetlen váz, amikor az időmet tervezem, hiszen bármilyen rosszul is hangzik, a tudásom mellett az időmet értékesítem, ez a megközelítés pedig konkrétan beárazza, hogy mivel érdemes foglalkoznom, mivel nem.

Így használd csapatban

Csapatban mindig célmeghatározással kezdünk: mire keressük a választ a mátrix segítségével? Ezután érdemes egy brainstorminggal folytatni, melynek során a résztvevők összeírják az opciókat, legyen szó bármiről, majd a táblára felskiccelt mátrixban megpróbálják elhelyezni a szóba jövő lehetőségeket. Ezen a ponton bonyolódik a helyzet, hiszen minél többen vagytok, annál többféle elképzelés van azzal kapcsolatban, hogy mégis mennyi erőfeszítést igényel majd ez az egész, sőt, a hatás, eredmény is többféleképpen értelmezhető, ha nincs konkrét mérőszám (sokszor még akkor is).

Én pont itt látom a legnagyobb hozzáadott értékét ennek az eszköznek: olyan kérdések merülnek fel a használata során, amelyeket feltétlenül tisztázni kell, és amelyek fölött gyakran elsiklunk, mert a tervezés gyorsabb, kevésbé problémás(nak tűnő) módját választjuk, ám ezek a rövidítések bizony olyan információvesztéssel járnak, amely közvetlenül hozzájárulhat a terv bukásához. A vélemények ütköztetése az informált és objektív döntéshozás egyik alappillére, és végső soron ez a célja a mátrixunknak.

Ahol félre tud siklani

Fontos látni, hogy az erőfeszítés-hatás mátrix becslésekre épít, és mint ilyen, nem lesz tökéletesen egzakt sosem. Ennek oka abban rejlik, hogy becslésben nem vagyunk kifejezetten jók. A jelenséget tervezési fallácia néven azonosította Daniel Kahneman és Amos Tversky a 70-es években; lényege, hogy túlzott önbizalomból és optimizmusból adódóan alábecsüljük egy-egy tevékenység időigényét és komplexitását. Mindezt tesszük úgy, hogy figyelmen kívül hagyjuk a korábbi tapasztalatokat (hasonló feladat, projekt, helyzet, útvonal stb.), a lehetséges akadályokat és hátráltató tényezőket, elhisszük továbbá, hogy azóta még ügyesebbek lettünk, így ezekkel a torzításokkal “felvértezve” minden további nélkül automatikusan célozzuk be a legjobb forgatókönyvet.

A tervezési fallácia elméletét 2003-ban Kahnemann és Dan Lovallo kiterjesztették az eredményekre is, azaz amellett, hogy alábecsüljük a befektetendő erőfeszítéseket, a várható hatást felülbecsüljük. Ez a kettős hatás bizony torzíthat a képen, ám ha tudatában vagyunk ennek a jelenségnek, igyekszünk fejleszteni a becslési készségünkön, továbbá mérési eredményeink is vannak, sokat lehet javítani a helyzeten. (Az időbecslés fejlesztéséről itt írtam részletesebben.)

A fókuszált munka kulcsa

Az erőfeszítés-hatás mátrix remek módja annak, hogy vizuálisan átlátható legyen a lehetőségek garmadája, legyenek azok termékfejlesztési utak, részfeladatok egy nagyobb projektben, vagy a saját mindennapunk egyes teendői; kitöltése ha nem is ad egzakt választ, de legalábbis elgondolkodtat, hogy ténylegesen mekkora erőfeszítést jelent egy-egy feladat, mennyire van valójában értelme, továbbá kiváló eszköz arra, hogy a fókuszált idősávokat valóban arra a feladatra szánjuk, ami valódi eredményeket hoz.

Amennyiben tovább élesítenéd a fókuszod a munkádban és a magánéletedben, ha további módszerekkel ismerkednél meg, akkor végezd el a FÓKUSZ online tréningemet: