Vállalkozóként, szabadúszóként (is) az idő az egyik, ha nem a legszűkösebb erőforrásod, mivel egy személyben (de még ha többen vagytok, akkor is kis létszámban) viszed a válladon a vállalkozásodat. Ráadásul jellemzően több különböző szerepkörben is helyt kell állnod, hiszen legtöbbször a kezdeti időkben nincs lehetőség külső segítséget bevonni, később sem feltétlenül tudsz bármit delegálni, de még ha ki is szervezed, amit lehet, akkor is ott marad az eleve sokoldalú munkád. Végül pedig arra is figyelned kell, hogy a hosszú távú siker és fennmaradás alapfeltétele, hogy te magad ne vessz el időközben, ne égj ki – amihez elengedhetetlen az egyensúly megközelítése.

A vállalkozói hatékonyság témakörével egy két részes minisorozatban foglalkozom; ezúttal az időmenedzsmentet járjuk körbe, a következő alkalommal pedig a feladatmendzsment lesz a fókuszban. És hogy ne csak elméleti síkon mozogjunk, belépünk a kulisszák mögé, azaz megosztom a saját best practice-eimet is a saját vállalkozásom mindennapi működésével kapcsolatban, hogy legyen egy szemléltető példa is az alábbi elvek alkalmazására.

Miből gazdálkodsz?

Új életszakaszba léptél vállalkozóként vagy szabadúszóként, és már a startnál jön az első akadály. Korábban talán éppen a szabadság, a kötetlenség volt a vonzó ebben az életformában, ám a valóságban a munkaidődet illető szabályok, elvárások, korlátok hiánya lehet az első komoly csapda. Ezt elkerülendő, az első lépés a saját munkaidőd kialakítása. Nemcsak a munkanapjaid kezdetét, hanem a végét is meg kell húznod – utóbbi talán még fontosabb.

Persze tudom: ha kezdő vagy, akkor úgy érzed, mindent bele kell tenned, hogy felfuttasd a vállalkozásodat; ha pedig már régóta csinálod, akkor a működő folyamataid adnak tetemes mennyiségű munkát – mindkét esetben az a megélés, hogy a világ összes ideje sem elég. Ez lehet, hogy így van, ám határhúzás nélkül időből ugyan lehet, hogy több lesz (bár elégnek akkor sem érzed majd), de a munkád minősége (a hatékonyságod, a kreativitásod) sínyli meg, hosszú távon pedig a mentális egészséged.

Kihasználva azt, hogy a magad ura vagy, többféle időbeosztást is kialakíthatsz, nem kell minden  napnak ugyanúgy kinéznie. Sőt, játszhatsz is a különböző napszakokkal, hogy megtaláld az optimális munkarendet. Arra azonban mindenképp figyelj, hogy hozz olyan szabályokat, amelyek megvédik a magánéletedet, és lehetőséget adnak a pihenésre, kikapcsolódásra is! Azaz saját magad számára kell definiálnod, hogy mit jelent esetedben a munka-magánélet egyensúly, és milyen intézkedésekkel tudod megvalósítani.

Így csinálom én

Az én munkaidőmet elsősorban a családom mindennapjai befolyásolják. Egy olyan napon, amikor “csak” a gyereklogisztikát kell intéznem, 9-kor tudok belekezdeni a munkába, és 4-kor indulok értük. Ebből az alapból indulok ki. Vannak ugyanakkor rendszeres délelőtti programjaim (edzés, dobóra), és van két olyan délután, amikor korábban kell elhoznom a kisfiamat. Ez az alap, amely mellé a családom és a saját mentális jóllétem érdekében az alábbi szabályokat hoztam:

• Elfogadom, hogy ami fél 4-ig nem történik meg, az már nagy valószínűséggel nem is fog, ugyanis a gyerekek melletti délutáni munka csak feszültséget kelt mindannyiunkban. Ez alól kivétel az a 3×1 óra, amikor a gyerekeimre várok különféle edzéseiken.
• Maximum két estén dolgozom, szükség esetén, alkalmanként maximum három órát. A kedd estét fenntartom azoknak az ügyfeleimnek, akik csak este érnek rá, a csütörtök a póteste, amikor behozom a lemaradásaimat, amelyek a hét során felhalmozódtak.
• Hétvégén nem dolgozom.

A bruttó munkaidőm tehát 37 óra. Bruttó, mert ebből még lejönnek a szünetek. A nettó munkaidőm így kb. 30 óra. Ennyiből gazdálkodom hétről hétre.

A nap ritmusa

Láthatod az én példámon is, hogy szerencsés esetben – ha nem is mindig, de időnként – vannak egészen nagy, egybefüggő időblokkok is, amikor az ember úgy gondolja, beleveti magát a munkába, és 8 óra múlva eredmények tömkelegét mutatja majd fel. Nos, ez a mesében lehet, hogy így működik, a valóság azonban kijózanító. Nem tudunk 8 órán, de még 4 órán át sem egyfolytában fókuszálni, keményen dolgozni. Az energiánk, a figyelmünk, a kreativitásunk hullámzik a nap során, és el is fáradunk.

Ez a ritmus azonban mindenkinél más, így a következő feladat, hogy ismerd meg magad ebből a szempontból is. Kísérletezd ki, hogy mikor vannak a jól kihasználható, fókuszált munkára alkalmas blokkjaid, mikor vannak a mélypontjaid, továbbá azt is érdemes megtudnod magadról, hogy milyen hosszan tudsz egy feladatra összpontosítani, és mennyi időnként van szükséged szünetre. Ezen infók birtokában az előző pontban megrajzolt keretet tovább tudod majd bontani kisebb blokkokra (amelyekről tudod, hogy mire alkalmasak és mire nem) és szünetekre (ebédszünetre is!).

Így csinálom én

Nekem kell egy óra, amíg repülési magasságra kerülök, így a nap első órája még nem alkalmas komoly munkára, azonban utána ebédig teljes fókuszban vagyok – emiatt az utolsó percig halogatom az ebédszünetemet. Ebéd után a legtöbb emberhez hasonlóan én is lezuhanok picit. A délutáni “várakozós” munkaóráim a körülmények miatt nem a legfókuszáltabbak, esténként viszont megint maxon vagyok. Az ábrán kékkel jelöltem a kevésbé pörgős időszakokat, és kétféle sárgával a fókuszblokkokat (az értelmezhetőség végett).

Ami a szüneteket illeti számomra az vált be, hogy másfél óra munka, fél óra szünet, amely szünetekben aktívan pihenek, azaz jellemzően picit haladok a házimunkával is, de ilyenkor szoktam természetesen én is kávézni, közösségi médiát olvasgatni vagy dobolni gyakorlásképpen (hihetetlenül kikapcsol és felkészít a következő etapra!). Tehát ahol 2 órás blokkot látsz, ott valójában csak másfél órát dolgozom – ez alól kivételek az esti blokkok, ahol bagolyként szuperflow-ban vagyok, és csak megyek előre. Feltűnhet, hogy a szerdai blokkom egyből fókuszáltan indul – ennek az az oka, hogy olyankor előtte dobórám van, ami annyira feltölt, hogy egyből neki tudok vágni a teendőknek.

Szerep- és feladatkörök meghatározása

Ahogy a bevezetőben említettem, a vállalkozói hatékonyság egyik legnagyobb nehézségét az adja, hogy sokrétűek a szerep- és feladatkörök, amelyeket egy személyben el kell látnunk. Az egyes területeknek ugyan más-más az időigénye, azonban mindegyikre kell időt allokálni. Ahhoz, hogy mindenre jusson megfelelő mennyiségű és minőségű(!) idő és figyelem, először is látnod kell, hogy pontosan mivel állsz szemben, azaz gyűjtsd össze mindazon tevékenységeket, amelyek a munkádat jellemzik.

Ezek egy része konkrétan a vállalkozásod tevékenységéhez kapcsolódik (pl. ha keramikus vagy, akkor az alkotások megtervezésétől a korongozáson át az elkészült munka díszítéséig), másik része a vállalkozásod működtetését szolgálja (pl. közösségi média, pénzügyi teendők, adminisztráció). Technikai szempontból külön kupacot képeznek a más embereket is érintő tevékenységek (pl. meetingek, ügyfélórák). Ne feledkezz meg továbbá a vállalkozásod fejlesztését célzó projektekről, valamint a saját szakmai önfejlesztésedről sem. Ezenfelül mindenki életében vannak e-mailek, telefonok és mindenféle csipcsup teendők, és feltétlenül érdemes időt szakítani a tervezésre is napi, heti szinten egyaránt.

Tematikus időblokkok

Az időblokkok tematizálása, azaz egy-egy feladatkörhöz rendelése egy remek technika. Elsősorban kézzel foghatóvá teszi az időt. Gyakran sulykolom, hogy az időérzékelésünk nem a legprímább: hiába látjuk hét elején, hogy X óránk lesz dolgozni a hét folyamán, nagyon nehezen mérjük be, hogy ez mit is jelent. Ha azonban sikerül felosztani az előttünk álló időt korlátos és dedikált blokkokra, akkor könnyebben kezelhetővé válik az idő fogalma, jobban érzékeljük, mi fér bele és mi nem, ezáltal céltudatosabban dolgozunk (hiszen érzékeljük, hogy nagyon véges az idő…), kevésbé halogatunk, ügyesebben priorizálunk, ugyanakkor keményebben húzzuk meg a határokat és mondunk nemet. Tiszta haszon, nem?

Tematizált időblokk lehet mindössze egy óra, de akár egy teljes nap is. Kérdezheted, hogy mi értelme egy egy órás feladatot “tematizált időblokknak” hívni: nos, azért, hogy bekerüljön a naptáradba, azaz tényleg megtörténjen. A rendszeresen ismétlődő egy órás tevékenységeket feltétlenül érdemes blokként kezelni (pl. napi e-mailkezelés, heti tervezés). Vannak aztán olyan tevékenységek, amelyekre több időt érdemes szánni, de nem feltétlenül egy teljes napot a héten (pl. önfejlesztés, adminisztráció). Végül vannak olyan szerepkörök, amelyekre egy-egy teljes napot is lehet dedikálni.

Becsüld meg, hogy az egyes szerep- és feladatköreidre mennyi időt szánsz (természetesen a már korábban kiszámított időkereteken belül maradva), majd a blokkjaidat rendezd el a heti naptáradban. A kisebb-nagyobb blokkokat nyugodtan keverheted (mint ahogy azt láthatod majd az én megoldásomban is). Sőt, azt is megteheted, hogy nem vésel kőbe semmit, hanem ezeket a blokkokat mint különböző méretű építőkockákat minden héten az aktuális helyzetnek megfelelően rendezed el a hetedben (természetesen mindig figyelve arra, hogy optimálisan oszd el a tevékenységeket a fókusz-nemfókusz  blokkok között).

Így csinálom én

Szívesen keverem a fenti technikákat. Szeretek tematikus napokban gondolkodni, viszont mivel sok ügyfélmunkám van, nem tudom egyértelműen dedikálni a napokat. Ha mondjuk azt mondom, hogy a kedd a termékfejlesztős napom, és kedden egy egész napos tréninget tartok (mert mondjuk csak akkor volt jó az ügyfélnek), akkor azon a héten elmarad az egyik fő tevékenységemet jelentő tréningírás? Nyilván nem…

Van egy alapvető tervem, ami egy abszolút idealizált hét, ergo sosem valósul meg ebben a formában, de remek alap annak átgondolásához, hogy miként érdemes sakkoznom a héten. A feladataimat tematikus napokra osztottam:

• ügyfélmunka: coaching, konzultáció, tanácsadás, tréning, háttérmunka (2 egész / 4 fél nap)
• termékfejlesztés: tréninganyagok írása, mukafüzetek készítése stb. (1 egész / 2 fél nap)
• tartalomgyártás: blogposztok, vendégcikkek, hírlevelek, közösségi média (1 egész / 2 fél nap)
• stratégia: vállalkozásom fejlesztése, gondolkodás (fél nap)
• sales: eladást segítő eszközök kigondolása, elkészítése, weboldal fejlesztése stb. (fél nap)

Hogy melyik témakör melyik napon kerül sorra, a heti tervezés során dől el az ügyfélmunkáim és egyéb programjaim, határidőim, kötelezettségeim függvényében. Arra szoktam figyelni, hogy az ügyfeleimmel kapcsolatos háttérmunka és a termékfejlesztés a legzavartalanabb napokra kerüljenek, és lehetőleg minél korábban a héten – ez az egyetlen ökölszabály.

A napon belül a fókuszált blokkokban (sárgák) az adott nap témájához kapcsolódó feladataimat csinálom fontossági/sürgősségi sorrendben, míg a kevésbé fókuszált blokkokban (kék) levelekre válaszolok, számlázok és az egyéb adminisztratív feladataimat pörgetem (ezekről a feladatokról listát vezetek, és haladok velük, amikor épp lehetőségem nyílik rá). Ez alól a reggeli kék blokk a kivétel: ilyenkor napot tervezek és szakkönyveket, szakmai cikkeket olvasok bemelegítésképpen.

Amire még igyekszem figyelni, az az, hogy lehetőleg ne legyenek egész napos tréningjeim egymást követő napokon, és a coachingok, tanácsadások, meetingek számát is limitálom. Ennek az az oka, hogy introvertált emberként egy bizonyos mennyiségű interakció után kimerülök, és szükségem van a csendre, nyugalomra, hogy ismét a maximumot tudjam nyújtani.

Néhány hét múlva jön a folytatás feladatmenedzsment szemszögből; de ha már korábban folytatnád a vállalkozásod hatékonyságának fejlesztését, a Vállalkozói Iránytű konzultációs csomag pontosan ezekről (és még más vállalkozásoptimalizáló témákról) szól: