Akár hétköznapi feladatokról, programokról, napi logisztikáról, akár rövidebb-hosszabb céges projektekről van szó, az időbecslés a mindennapok alapvető eleme, amelyet sokszor megszokásból, különösebb odafigyelés nélkül hajtunk végre, méghozzá nem is valami jól, holott igen sok múlhat rajta. Nézzük, hogyan érdemes az időt jól becsülni, illetve az időbecslési készségünket csiszolni – merthogy szerencsére ezt is lehet fejleszteni!
De mit is értünk időbecslés alatt? A legtöbb ember arra gondol a szó hallatán, hogy meg kell saccolnia, mennyi időre van szüksége egy feladat befejezéséhez, netán egy adott helyszínre való érkezéshez. Azonban az időbecslés akkor is alapvető és megkerülhetetlen eszköz, amikor nem határidőre dolgozol: a hatékony és nem mellesleg élhető mindennapok ismérve ugyanis az, hogy annyi feladatot tervezünk be a napba, amennyi tényleg belefér, ezzel elősegítve a fókuszált, minőségi munkát, illetve elkerülve a túlvállalást és a belőle fakadó stresszt.
Az időbecslés tehát a tervezés egyik legfontosabb eleme, egy olyan sarokpont, amely közvetlen hatással van a sikerre és a kudarcra, függetlenül attól, hogy egy komplex projektről vagy a csütörtöködről van szó. A PMI (Project Management Institute) szerint az elbukott projektek 25%-ánál a rossz időbecslés a bukás fő oka – ez azért igen jelentős szám, érdemes tehát megtanulni jól becsülni.
A kulcsszó: reális tervezés
A “jól” az időbecslésben a reálist jelenti. Azt nyilván mindannyian tudjuk, hiszen megéltük már nem egyszer, hogy az alulbecsült idő nyomasztó: nyakamon a határidő, kapkodok, hibázok, mentegetőzök, túlvállalok, éjszakázom – s végül mindenki (főnök, ügyfél, család) elégedetlen velem. De a felülbecsült idő sem sokkal jobb: bár a feladatok elkészülnek időre, igen sok holtidő keletkezik.
Ráadásul az is közismert tény, hogy a teendők tökéletesen kitöltik a rendelkezésre álló időt (Parkinson törvénye), vagyis ha két óra áll rendelkezésedre egy egyébként egy órás feladatra, minden további nélkül el is töltöd ezt a két órát. Egyszóval a felülbecslés bár kevésbé stesszes, de időpazarlás, semmiképp sem segíti a hatékonyságot. Meg kell találnunk tehát azokat a módszereket, amelyekkel nem esünk egyik végletbe sem – azaz a realitások talaján maradva becslünk és tervezünk.
Miért tervezünk rosszul?
Merthogy bár vannak ösztönösen jó adottsággal bíró emberek e téren is, sokan küzdenek az időbecsléssel, jellemzően az alulbecsléssel. Emögött az úgynevezett “tervezési fallácia” nevű jelenség áll, amely jelenséget Daniel Kahneman és Amos Tversky azonosították a 70-es években, majd Kahneman fejtett ki részletesen a Gyors és lassú gondolkodás c. könyvében.
A tervezési fallácia – amelyet talán tervezési tévedésként lehetne magyarosítani – lényege, hogy túlzott önbizalomból és optimizmusból adódóan alábecsüljük egy-egy tevékenység időigényét és komplexitását. Mindezt tesszük úgy, hogy figyelmen kívül hagyjuk a korábbi tapasztalatokat (hasonló feladat, projekt, helyzet, útvonal stb.), a lehetséges akadályokat és hátráltató tényezőket, elhisszük továbbá, hogy azóta még ügyesebbek lettünk, így ezekkel a torzításokkal “felvértezve” minden további nélkül automatikusan célozzuk be a legjobb forgatókönyvet.
Megvilágítom egy konkrét példával. Az én örök időcsúsztató hibám a ruhaszárító leszedése és a ruhák összehajtogatása. Pontosan tudom (hiszen korábban lemértem), hogy ez a tevékenység nekem 20 percbe telik, mégis rendszeresen jelentem ki 10 perccel indulás előtt, hogy “még gyorsan leszedem a ruhákat”. Meg is van a 10 perc alapkésés, ami csak fokozódik aztán…
Az itt említett jelenségeknek egyébként evolúciós okai vannak, az optimizmus az emberi agyba mélyen be van huzalozva, és emiatt elég nehéz megváltoztatni – de nem lehetetlen. Legalábbis ami az időbecslést illeti…
Módszerek az időbecslés javítására
Nézzünk néhány konkrét módszert, amellyel javíthatsz az időbecsléseden. Ezek egyik része mindennapi használatra való, másik része inkább céges projektekre alkalmazható, de a többség némi testreszabás után univerzálissá tehető.
Részfeladatokra bontás
Alapszabály, hogy minél inkább érted és átlátod a feladat mibenlétét, annál jobban tudsz becsülni. Érdemes tehát a lehető legkonkrétabban beazononosítani a munkát, illetve annak mennyiségét. Bontsd fel a feladatot részfeladatokra / részeredményekre / mérföldkövekre, állíts fel egy logikus sorrendet, vedd észre az egymásra épüléseket, sőt, részfeladatonként a csúszási lehetőségeket is (pl. késhet egy infó/eszköz/hozzávaló, újabb egyeztetések válhatnak szükségessé, technikai probléma állhat elő, dolgozó szabadságra megy vagy megbetegszik stb.), majd csakis ezek után kezdj becsülni.
A becslés részfeladatok szerint történjen, semmiképp sem egyben. Ha a feladatot nem egyedül hajtod végre, a becslésbe érdemes bevonnod minden résztvevőt, hiszen nem minden részfeladatra van alapos rálátásod – adjon becslést az, aki ténylegesen elvégzi majd a feladatot.
Adatokon alapuló becslés
A saját elménk játékát kivédendő a legfontosabb lépés az, ha az intuíciónk helyett adatokra hagyatkozunk. Nagyon hasznos, ha vannak olyan historikus adatok, amelyeket a tervezés során elő lehet venni, és ezen korábbi ismeretekre alapozva elfogulatlanul lehet tervezni. Ha nincsenek, akkor nulladik lépésként kezdd el még ma az adatgyűjtést! Mérd le a visszatérő / jellemző feladatokat; én például most lemértem ennek a cikknek az elkészülési idejét, és legközelebb ezzel számolok, amikor ismét blogposztot szeretnék írni. Természetesen nemcsak saját adatokra lehet támaszkodni, hanem mások tapasztalataira is, azaz ér olyan embereknél érdeklődni a várható elkészülési időt illetően, akik már csináltak ilyen jellegű feladatot.
Jellemző hibaarány kiszámítása
Ez a historikus adatokhoz hasonlóan olyan módszer, ami némi előkészítést igényel (és amelyet éppen ezért már ma érdemes elkezdened). A módszer eredetileg Steve Pavlina nevéhez fűződik, aki fudge ratio-ként hivatkozik arra az arányra, amelyet én szabadon hibaaránynak fordítok. Ez a hibaarány mindenkinél más és más; a feladat az, hogy találd meg a saját hibaarányodat.
Kezdj el szorgosan becsülgetni és a tényleges megvalósulást mérni, majd vesd össze a két számot – ebből megtudod, hogy jellemzően mennyivel szoktad alul- vagy túlbecsülni a feladatot. Legközelebb amikor meg kell becsülnöd az időt, az eredeti becslésedet ezzel az aránnyal korrigálva reálisabb eredményt kaphatsz. Ha például tudom, hogy rendre alulbecsülöm az időt 20%-kal, akkor az eredetileg 80 munkaórányira tippelt szakdolgozatírásra 96 órát foglalok be a naptáramban.
Három pontos tervezés
Krónikus alulbecslőknél gyakran látom, hogy a korábbi rossz tapasztalataikból kiindulva inkább a legrosszabb forgatókönyvre készülnek, ezáltal biztosítva, hogy minden körülmények között időben fejezzék be a munkát. Ez ugyan látszólag jó megoldás, hiszen tényleg nem lesz csúszás, de a legtöbb esetben nem lesz teljes katasztrófa a projektből, így az erre való tervezés erős felülbecslést eredményez, ami – ahogy azt már említettem – nem túl hatékony módja az idő beosztásának. A másik véglet, az örök optimizmus sem jó, emlékeztek, tervezési fallácia.
A megoldás az úgynevezett három pontos tervezés, ami nem más, mint egy súlyozott átlag. Ha P a pesszimista, O az optimista, V pedig a legvalószínűbb időtartam, akkor egy reális közelítés lehet R, amelyet az alábbiak szerint számítunk ki:
R = (P + 4*V + O) / 6
Egy kerti példával élve… A hétvégi fűnyírás általában 2.5 órát vesz igénybe, de volt már 1 óra, és 5 óra is. Mennyi időt tervezzek be rá? R = (5 + 4*2.5 + 1) / 6 = 2.67, azaz a “szokásos” 2.5 órát érdemes felkerekíteni 3 órára, így minimalizálható a csúszás veszélye.
Tartalékidők, pufferidők, szünetek
Természetesen fenti számítás nélkül is lehet korrigálni az eredeti becslésen, sőt valamilyen mértékben kell is. Számolni kell ugyanis a szünetekkel, és valamennyi pufferidővel is – utóbbi kifejezés a tartalékidőt jelenti, de én nagyon szeretem ezt a kevésbé magyaros kifejezést is, mert a hangzása utal a kipárnázottságra is: hiába rázza az élet a projektemet, dobálja meg akadályokkal, van mozgásterem, hiszen beterveztem. S hogy mennyit? Ízlés kérdése, én az alábbi skálát használom:
- ha a feladat nagyjából 1 óra, 15 perc a pufferidő
- ha a feladat több óra vagy egy munkanap, 1 óra a pufferidő
- ha a feladat több nap vagy egy hét, 1 nap a pufferidő
- ha a feladat több hét vagy egy hónap, 1 hét a pufferidő
- ha a feladat több hónap vagy egy év, 1 hónap a pufferidő.
Látható, hogy ez a számítás nagyjából 20%-nyi puffert jelent, ami nagy átlagban abszolút reális. Nyilván a saját konkrét hibaarány vagy a historikus adatok mindig pontosabbak, de ez egy jó közelítés.
Iteratív tervezés
Nem minden esetben léphető meg, de ha van rá mód, érdemes: tervezzünk ciklusokban! Amikor egy projekt kezdetén (vagy éppen még jóval előtte) állunk, akkor sok esetben csak nagyjából van elképzelésünk arról, hogy hogyan alakulnak majd a dolgok. Nem mindig tudjuk felmérni a feladat komplexitását, nem feltétlenül látjuk előre a várható akadályokat, túl sok a bizonytalanság, ami értelemszerűen kihat a becslésünkre is.
Sajnos sok esetben mindezek ellenére is mondanunk kell valamit, de ha megtehetjük, akkor tervezzünk lépcsőzetesen. Az idő és a bizonytalanság között ugyanis fordított arányosság áll fenn: ahogy haladunk előre az időben, úgy lesznek világosak a feladat részletei (lehetőségek, akadályok, körülmények), kapunk választ a kérdéseinkre, és válik pontosabbá a becslés. Az egyes mérföldköveknél tehát érdemes megállni, és újratervezni az időközben megszerzett információk tükrében. Ilyenkor az is látszik, hogy mennyire tér el a projekt az eredeti tervtől, és milyen irányban (alul- vagy felülbecslés).
Elfogultság kivédése
A tervezési fallácia elsősorban saját magabiztosságunkból, önmagunkkal szembeni optimizmusunkból indul ki. Ezt a torzítást többféleképpen ki lehet védeni, vagy legalábbis csökkenteni a hatását. Az egyik megoldás az, ha úgy tervezel, hogy azt képzeled: valaki más fogja elvégezni ezt a feladatot. Természetünkből adódóan sokszor reálisabban gondolkodunk, ha másokról van szó, így ez a kis trükk segíthet leszállni a földre. Ha mégsem, akkor kérj meg valakit, hogy becsüljön helyetted – egy külső személy nagyobb eséllyel hagyatkozik valós tényekre, historikus adatokra, reálisabban közelít, az intuícióinak kisebb teret enged. Ha pedig csapatban dolgoztok, becsüljetek közösen: mindenki dobja be a saját becslését, majd ütköztessétek a véleményeket!
Körülmények figyelembe vétele
Szarvashiba, hogy egy-egy projekt tervezését izoláltan végezzük, azaz mindentől függetlenül, csak a feladatra koncentrálva becsüljük meg annak időigényét. Holott egy új vállalásnak illeszkednie kell a már meglévő terveidbe, munkádba, életedbe, így ezek figyelmen kívül hagyása óhatatlanul kudarchoz vezet. Elő tehát a naptárral, projekttervekkel, teendőlistákkal, és fél szemedet ezeken tartva becsülj határidőt! Mint ahogy a közlekedésben is figyelembe veszed a csúcsforgalmat, úgy a munkád megtervezésekor sem feledkezhetsz meg a többi határidődről vagy éppen az olyan külső, nehezítő körülményekről, mint a vakáció miatt otthon lévő gyerekeid, ha éppen home office-ban dolgozol.
Önismeret és időzítés
Természetesen ebben a témában is megkerülhetetlen az önismeret. Érdemes számításba venned a saját jellemedet is tervezéskor. Halogató, túlvállaló, netán perfekcionista típus vagy? Tartsd szem előtt, amikor időt becsülsz!
Az önismeret a tervezés időzítése szempontjából is szerepet játszik. Amikor kipihent, energikus vagy, sokkal optimistábban látod a világot, és merészebben is tervezel; a napi mélyponton való tervezés pedig pesszimista számokhoz vezet. A saját energiagörbédet ily módon tehát fel tudod használni a tervezés korrigálására: ha jellemzően alulbecsülsz, tervezz akkor, amikor legkevésbé vagy friss és energikus; a felülbecslést pedig a legpörgősebb idősávodban történő tervezéssel tudod kivédeni.
Folyamatos fejlődés
Nem a konkrét becslést, hanem az időérzéket fejleszti, ha folyamatosan kapcsolatban vagy az idővel. Erre a legegyszerűbb eszköz a karóra és a falióra. Minél többször kerül a szemed elé az aktuális idő a nap során, annál jobban fogod érzékelni az idő határait, s annál gördülékenyebb lesz az időbecslés egy idő után. Némileg idegesítőbb, de annál hatékonyabb verzió, ha néhány napig (vagy ha van hozzá idegrendszered, akár hosszasabban is) 15 percenként jelez a telefonod; így szép lassan valóban megtanulod, mennyi is a 15 perc (vagy egyéb időtartam tetszés szerint).
Az időzítőt egyébként is ajánlom: lehet feladatokat mérni időnként vagy rendszeresen; lehet pomodorókban (azaz 25 perces etapokban) dolgozni; lehet időkorlátokat szabni egyes feladatoknak stb.
Végezetül pedig mint mindig, ezúttal is jó szívvel ajánlom az időnaplózást, amely amellett, hogy konkrét adatokat szolgáltat, csiszolja a tudatosságot és az időérzéket is, ezáltal jó hatással van az időbecslési képességre is.