A Pomodoro-módszer a hatékonyságnövelés svájci bicskája. Olyan eszköz, amelyet bedobhatunk az igazán fontos céljaink elérése érdekében éppúgy, mint a kínszenvedés kategóriába tartozó apró-cseprő teendőink legyűrésében; amely segít fókuszálni, a halogatást leküzdeni, az időrablóinkat megfékezni; amelyet használhatunk a munkánk megtervezésére, nyomon követésére és mérésére egyaránt – és még sorolhatnám, hány meg hány funkció van ebben az eszközben, amely ráadásul… rettentő egyszerű.

Egyszerű, hiszen mindössze három mondatban leírható a lényege. Döntsd el, mivel akarsz foglalkozni, majd állíts be egy időzítőt 25 percre, és dolgozz fókuszáltan a feladatodon. Ha csipog az óra, pihenj 5 percet, majd jöhet a következő etap: ismét 25 perc munka, 5 perc pihenés. Négy ilyen blokk után iktass be egy hosszabb szünetet.

A módszert Francesco Cirillo találta fel a 80-as években. Cirillo egyetemistaként érezte úgy, hogy szüksége van valamilyen eszközre, ami segít neki az úton maradni, a tanulásra koncentrálni, a határidőket betartani. Az andekdota szerint először mindössze 10 percig akarta rávenni magát a fókuszált munkára, amelyhez egy klasszikus, paradicsom formájú konyhai időzítőt használt, innen a módszer neve (pomodoro paradicsomot jelent olaszul).

25 perc munka a bűvös szám?

A 25 perc munka, 5 perc pihenés nem szentírás. Az alapelv fontos, miszerint az emberi figyelem bizonyos idő elteltével elkalandozik, azaz csökken a hatékonyság, emiatt a szünet nemhogy nem időpazarlás, hanem egyenesen kötelező, ha hatékonyan akarsz dolgozni. Cirillonak a 25-5 felosztás működött; egy másik elgondolás szerint akkor a leghatékonyabb az ember, ha 52 percen át dolgozik koncentráltan, majd 17 percen át pihen; de ismeretes a 48-12-es felosztás, sokan pedig a 90-30 arányra esküsznek. Ezek igazából már-már random számok, hiszen mindannyian másképp működünk. Találd meg, hogy nálad mekkora egy munka+szünet egység, és eszerint (is) oszd be az időd.

Nem lehet eltekinteni attól sem, hogy manapság igen kevesen tudnak már hosszasan koncentrálni. Rengeteg kutatás jelenik meg szinte naponta arról, hogy a digitális világ beköszönte óta milyen drasztikusan zuhan a fókuszkészségünk; emiatt elképzelhető, hogy a 25 perc fókusz is kihívás lesz kezdetben. Ekkor sem kell megijedned, mert ez a készség gyakorlással remekül fejleszthető, amelyhez kifejezetten jó technika az időzítőzés. Ez esetben az egyetemista Cirillohoz hasonlóan indulj te is 10 percről, és fokozatosan emeld 25 percre (vagy még tovább).

Mivel azonban mégiscsak a Pomodoro-módszer a témánk, a cikk további részében a 25-5-ös felosztásnál maradok, ám az elv és a technikák jó része alkalmazható bármilyen időarány esetére.

Kinek, mikor, miért?

Ahogy a bevezetőben is említettem, a Pomodoro-módszer rettentő sokoldalú, ám ennek ellenére sem való mindenkinek mindenkoron és mindenáron. A “kinek jó” kérdésre egyszerű a válasz: bárkinek, akinek segít. Nem jó azonban olyan embereknek, akik hamar fókuszba, flow-ba kerülnek, amelyből aztán 25 perc múlva kizökkenti őket a konyhai vekker, s kezdhetik elölről a folyamatot. Ám az a helyzet, hogy mindannyiunknak vannak örömmel belefeledkezős és kínosan hosszú és unalmas feladatai is, így én inkább teendőtípus, munkamódszer, aktuális mentális/lelkiállapot mentén javaslom a döntést.

A Pomodoro nem mindent vagy semmit alapon működik: bátran előhúzhatod gyors segítségként a nap közepén; hozzárendelheted bizonyos teendőidhez, míg más teendőtípusoknál maradsz a “hagyományos” módszernél (szünetet azonban ilyenkor is érdemes tartani!); de természetesen a teljes munkanapodat is szervezheted a 25-5-ös blokkok mentén (erre még kitérek).

Fókusz és szünet

A módszernek két fő célja van: konzisztensen és fókuszáltan dolgozni, valamint rendszeres szüneteket tartani. A szünetekről gyakran hajlamosak vagyunk elfeledkezni, pedig – amellett, hogy testünknek-lelkünknek szüksége van rá – önmagában is kiváló hatékonyságnövelő eszköz, hiszen pihensz, fellélegzel, továbbá átgondolhatod, hogy hol tartasz, mit végeztél el eddig, mi a következő lépés. Természetesen mindez akkor igaz, ha a szünetet okosan használod, azaz nem bámulod ugyanazt a képernyőt, mint munka közben, hanem a testi-lelki felfrissülésedre fordítod ezt a pár percet. A pomodorózás abban is segítségedre lesz, hogy nem húzod a kelleténél tovább a szünetet, hiszen akárcsak a munka végét, a szünet végét is jelzi a vekker.

A fókuszált munka többrétű kérdés. Ahogy már említettem, kicsiben is el lehet kezdeni ezt a módszert, tehát meggyengült fókuszkészség esetén sem kell megrettenni. Ha a halogatás az ördögöd, akkor könnyebb elkezdeni a munkát, ha “csakötperc” vagy a későbbiekben “csakhuszonötperc” a penzum. Ha hajlamos vagy elveszni a részletekben, mellékvágányokra tévedni, akkor pedig a korlátos, véges idő az, ami koncentráltabb munkára sarkall, hiszen bár valóban elhúzható bármilyen munkafolyamat órákig, de itt és most 25 perc áll a rendelkezésedre, hogy haladj valamiben, ezáltal az olyan időrabló viselkedések, mint a multitasking, a túlanalizálás vagy a perfekcionizmus, kevesebb teret kapnak. Így természetesen időt is spórolhatsz, hiszen az elhúzódásra, túlcsordulásra hajlamos feladatok bedobozolódnak 25 percbe, így kénytelen vagy pörgetni a teendőidet.

Igazán jól fókuszálni akkor tudunk jól, ha békén hagynak bennünket, azaz ha sikerül kiküszöbölnünk a mindenféle megszakításokat és zavaró tényezőket. Ám ez nem mindig sikerül, hiszen nem mindenre van ráhatásunk, ilyenkor válik fontossá az, hogy miként reagálunk eme külső (vagy éppen belső) eltérítési kísérletekre. Cirillo eredeti elképzelése szerint mindig új pomodorót kell kezdeni, amikor félbeszakad a munka – én ezt szakmai szempontból egyáltalán nem támogatom, mivel teljesen ellehetetleníti a korrekt tervezést és a minél folytonosabb munkamenetet. Ehelyett érdemes minél rövidebbre zárni ezeket a köröket. Ha teendő, ötlet ugrik be, jegyezd le, hogy ne kelljen fejben tartanod, és térj vissza a teendődhöz a pomodoro hátralévő részében, a beeső gondolattal majd utána foglalkozol. Ha valaki megzavar, nyíltan közöld, hogy most épp fókuszáltan dolgozol, de amint alkalmas, visszahívod/felkeresed

Időérzék, lendület, varázslat

Tapasztalataim szerint a Pomodoro kiváló segítség az időérzék fejlesztésében is. Több olyan ügyfelemnél jártunk sikerrel, akik elvesztek a napi munkában úgy, hogy észre sem vették, hogy elfolyt az idejük; rendszeresen kicsúsztak a munkaidőből anélkül, hogy feltűnt volna nekik; rosszul becsülték meg, hogy milyen tevékenységre mennyi időt szántak, illetve kellett volna szánniuk. Ezeknek az embereknek a Pomodoro időhatárai kiváló jelölőpóznák voltak a nap folyamán, idővel pedig élesedett a saját időérzékelésük, időbecslésük, és általában is sokkal tudatosabbá váltak az idejükkel kapcsolatban.

Számomra a legkedvesebb jellemzője e módszernek az, hogy lendületben tart. Versenyezhetek saját magammal, hogy egy napon/héten vagy éppen egy adott projektben hány pomodorót teszek le az asztalra (apropó, időmérésre is jó – mire hány pomodorót szántam…). Váltogathatom a különböző munkatípusokat pomodorónyi váltásokban, így mindig más képességeimet és agysejtjeimet fáraszthatom (több projekten dolgozóknak, több tantárgyat tanulóknak kiváló eszköz emiatt!).

De a legjobban azt szeretem, hogy minden egyes pomodoro egy tiszta lap, amikor függetlenül a nap korábbi részétől letehetek valamit az asztalra. Én nagyon könnyen esem halogatásspirálba – tudod, amikor először csak 5 percet halogatsz, amitől rossz kedved lesz, és vigasztalódásképpen még ráhúzol 5 percet, végül azon kapod magad, hogy elment a fél nap, és bánatodban a hátralévő időt is elhalogatod -, no erre kiváló gyógyír a pomodorózás.

Végül, de nem utolsósorban a Pomodoróval időt lehet varázsolni. Bizony ám. Időgazdálkodás szakértőként a leggyakrabban azt a mondatot hallom: “nincs rá időm”. A “rá” általában rég vágyott célokra, szeretett hobbira vagy nagyon is szükséges mozgásra vonatkozik. Olyan tevékenységekre, amelyeknél a napi 25 perc is több a semminél, sőt, akár a hosszú távú siker kulcsa is lehet. 25 perce pedig még a leg-leg-legelfoglaltabb embernek is van, hidd el, még neked is. Fogadd meg, hogy napi egy pomodorót rászánsz egy olyan célra, ami számodra valódi hasznot vagy örömet jelent – garantálom, hogy nagyon megköszönöd magadnak egy év múlva. (Na jó, nekem is írhatsz egy “kösz a tippet, Boró” e-mailt…).

Munkaidő kialakítása Pomodoroval

Amikor először elkezdtem pomodorózni, rendkívül frusztrált az, hogy csak hosszas számítgatások árán tudtam megmondani azt, hogy ekkor és ekkor ráérek-e, véget ér-e délig a 25+5 perc egész számú többszöröse, vagy éppen pomodoro közben számít majd rám valaki. Számomra akkoriban fontos volt a kiszámíthatóság, így kialakítottam egy menetrendet, amelyben mindig ugyanakkor voltak a pomodorók. Már nem emlékszem pontosan, de nagyjából úgy nézett ki a történet, hogy óra egészkor és félkor kezdődött egy pomodoro, és öt pomodorónként tartottam hosszabb szünetet. Így a munkanapom az alábbiak szerint alakult:

• 9:00-11:25 munka (5 pomodoro)
• 11:25-12:00 ebédszünet
• 12:00-14:25 munka (5 pomodoro)
• 14:25-15:00 kávészünet
• 15:00-16:55 munka (4 pomodoro) – és vége a munkanapnak.

Azóta több ilyen fix Pomodoro-órarendet láttam, sokan használják, érdemes lehet tenni vele egy próbát. Előnye, hogy kiszámítható, mindig tudod, mikor mit kell tenned, és ha rutinná válik, ügyesen kivédi a halogatást; ám sokaknak nyomasztó egy ennyire feszes munkarend, ráadásul az élet gyakran felülírja a terveinket, és kevésbé merev struktúrákkal jobban lehet reagálni. Nekem annak idején bevált, de a mostani munkámhoz nem passzol ez a módszer; ugyanakkor vannak napok, sőt hetek, amikor ismét előveszem ezt a szemléletet, és készítek egy aktuális verziót belőle. Van, hogy csak a délelőttökre vagy éppen az esti munkaórákra. Láthatod, nem mindent vagy semmit alapon pomodorózunk!

Hány pomodoro férjen a napomba?

S ha már itt tarunk, felmerül a kérdés: hány pomodoro ad ki egy munkanapot? Hiszen ha a fenti számításaimat nézzük, 14 pomodorót, azaz 350 percet, 5.8 órát sikerült belegyömöszölnöm a napba – hogy lesz ebből 8 óra munkaidő? Sehogy. És elmondom azt is, hogy nem létezik olyan, hogy 8 óra munka, legalábbis emberi körülmények között. Ugyanis pihennünk kell. Ha pedig lespóroljuk a szüneteket, akkor látszólag ugyan dolgozunk, de ilyenkor jönnek a maratoni semmibe merengések, autopilóta kattintgatások, ipari mértékű halogatások, és főleg a megfeneklett gondolatmenetek. Kellő mennyiségű szünettel ugyan kevesebb lesz papíron a munkaidőnk, de azt a kevesebb időt lényegesen fókuszáltabban tölthetjük.

Visszatérve a kérdésre, hogy mennyi az annyi. Egy napba annyi pomodorót érdemes beleszuszakolni, amennyit értelmesen ki tudsz tölteni. És ezalatt nem azt értem, hogy hány pomodorónyi feladat van a csőben, hanem azt, hogy ebből mennyit tudsz fókuszáltan, különösebb kínszenvedés nélkül megcsinálni. Természetesen ez a szám is változhat. Ha gyerekcipőben a fókuszkészséged, kezdetben már az is siker, ha 2-3 pomodorót bele tudtál tenni a napba; ugyanez igaz testileg-lelkileg leamortizált napokon. És persze lesznek jobb napok, meg aztán idővel egyre profibb leszel, és szépen fel tudod majd tornázni ezt a számot. Versenyre kelhetsz magaddal, de maradj az észszerűség határain belül, tudod: a minőség a mennyiség felett!

Munkatervezés Pomodoroval

Ha pomodorók mentén alakítod ki a munkaidődet (vagy annak egy részét), akkor adja magát a lehetőség, hogy a munkádat is pomodorónyi egységekben tervezd-szervezd. Persze ez nem kötelező, lehet számodra ez a módszer csupán egy váz, amire felfűzöd az aktuális napodat; de a pomodoro mint egység jó vezérfonal a tervezésnél. Az apró-cseprő tennivalókat bedobálhatod egy pomodoróba; az amorf feladatoknak (pl. e-mailek megválaszolása, selejtezés stb.) pomodorónyi keretet adhatsz; a nagyobb lélegzetvételű feladataidat pedig feldarabolhatod 25 percnyi egységekre. Ezek a technikák (kötegelés, időkorlát, alfeladatokra bontás) a Pomodoro-módszertől függetlenül is kiváló hatékonyságnövelő módszerek, a pomodorók pedig felturbózzák a hatást.

Ha több cél vagy projekt van épp előtted, akkor megtervezheted azt is, hogy az egyes napokon hány pomodorót szeretnél szánni a különböző célokra/projektekre. Ezek lehetnek dedikált idősávok (pl. minden reggel az első blokk a legfontosabb feladataidé), de rugalmasan is szervezheted a napod a kedvednek és körülményeidnek megfelelően. A nagyobb szünetek természetes határként működhetnek, nagyobb témaköröket elkülönítve egymástól. Én például kifejezetten szeretem ezt a módszert: a délelőtti pomodorókat a nagy fókuszt és kreativitást igénylő alkotói feladataimra szánom (előadásokra való felkészülés, tananyagfejlesztés, cikkírás), míg a délutáni pomodorókat menedzser üzemmódban tolom (kapcsolattartás az ügyfelekkel, könyvelővel, partnerekkel, közösségi média, adminisztratív teendők).

Mindenképp javaslom, hogy hagyj üresjárat pomodorókat is, mivel úgyis lesznek csúszások vagy beeső feladatok. Ha valamilyen csoda folytán mégse lennének, akkor ebben az ajándék időben előredolgozhatsz, fejlődhetsz vagy éppen elmehetsz fagyizni.

Eszközök

Láthatod: a Pomodoro-módszer nem igényel különösebb eszközt, kiválóan kombinálható a már meglévő tervezési rendszereddel, módszereiddel (ha pedig nem lenne rendszered, akkor csináljunk egyet közösen!). Egy konyhai időzítő, egy szimpla vekker vagy a telefonod tökéletesen elegendő ahhoz, hogy a cikk elolvasása után el is kezdd az első pomodoród. De természetesen mint a legtöbb hatékonyságnövelő módszerhez, a Pomodoróhoz is lehet találni jó (és kevésbé jó), hasznos (és kevésbé hasznos) eszközöket zsákszámra, én egy mini válogatást hozok most, hogy ha mindenképpen szeretnél tech támogatást, akkor legyen, honnan elindulnod.

Online időzítőnek én az e.ggtimert használom, illetve egyszerű, de nagyszerű hack az, ha beírod a Google keresőjébe: timer 25 minutes – és tádámm, már pörögnek is a másodpercek. Ennél kicsit fejlettebb megoldás a Pomodor, ami egy nagyon egyszerű online felület, viszont lehetőség van elmenteni a pomodoróidat, amelyeket fel is tudsz címkézni, kategóriákba tudsz rendezni. Szeretem benne, hogy nincs beleégetve a 25-5 perces, 4 pomodoro után nagyszünetes módszer, hanem beállíthatod saját magadnak, hogy milyen tempóban szeretnél dolgozni. Ha desktop megoldásban gondolkodsz, akkor a Paymo-t ajánlom, ami egy nagyon egyszerű, ugyanakkor kiválóan használható megoldás mindenféle operációs rendszerre.

A Forest appot azoknak ajánlom, akiket motiválnak a színes, aranyos grafikák, és szívesen állnak hozzá játékosan az időgazdálkodáshoz. A Forestben fácskákat lehet nevelgetni, amelyek attól nőnek és fejlődnek, ha fókuszálsz. Ha félbehagyod idő előtt a munkát, akkor a fa elszárad.

Kevesen tudják, de az egyik legnépszerűbb (és személyes kedvencem) időmérő, a Toggl Track is rendelkezik beépített Pomodoro-funkcióval. Ha használod a Toggl-t (ha nem, akkor miért nem? használd!), akkor először engedélyezned kell a Pomodoro-módot, ezután tudod használni ezt a funkcionalitást. Ekkor a szokásos számláló helyett 25 percről indul egy visszafelé számlálás; a lejárt pomodorót pedig a megszokott módon tudod a projektjeid, klienseid alá rendezni.

Képek forrása: pexels.com.