Míg a teendőlista egyike a legszélesebb körben elterjedt hatékonyságnövelő eszközöknek, addig létezik egy listatípus, ami talán kevésbé ismert, ám mégis komoly előnyökkel bír, sőt, bizonyos helyzetekben a teendőlistát is lekörözi. Angolul done listaként ismert a módszer – fordíthatjuk tehát tettlistának, én a mindennapokban programozói múltamnál fogva logként szoktam hivatkozni rá. Nevezzük bárhogy, az elvégzett feladataink listájáról van szó.

Először is leszögezném: nem gondolom, hogy bármilyen lista le tudna körözni egy jól megírt teendőlistát. Akár a napi feladatainkról, akár a céljaink felé vezető lépésekről beszélünk, nagyon hasznos, ha van egy mankó, egy elméleti terv, hogy mit is kellene véghezvinnünk. Ugyanakkor tudnunk kell: a teendőlista nem mindenható. Az iDoneThis statisztikái szerint a teendőlistákon szereplő tételek 41%-a sosem lesz elvégezve, ugyanakkor a napi tevékenységeink mindössze 15%-a jelent meg valaha is a teendőlistán! Vagyis: jó, ha van egy iránytűként szolgáló teendőlistánk, de a terv és a valóság csak némi átfedésben van egymással. S míg a tervet szorgalmasan írjuk (jól tesszük!), addig a tetteinkről nem készül feljegyzés, pedig sok esetben nagyon hasznos lenne. Az elvégzett feladatainkat folyamatosan vezetni nem sok értelme van, vannak azonban olyan időszakok, amikor nagyon hasznos látni, hogy mivel töltötted az időt. Lássuk, milyen előnyei vannak tehát annak, ha naplózzuk az elvégzett tevékenységeinket!

Jobb tervezés

Akár mostanában kezdtél jobban odafigyelni az időd és a teendőid tervezésére, akár már jártas vagy a témában, de úgy érzed, volna még mit javítani a hatékonyságodon, jó ötlet lehet pár nap erejéig feljegyezned, miket vittél véghez.

Ahogy fentebb említettem, a mindennapokban a teendőlistánk és a valós napi munkavégzésünk nem túlságosan fedi egymást. A cél persze az lenne, hogy a két lista minél jobban korreláljon egymáshoz, azaz ha a napi munkánkkal meg tudnánk valósítani az okosan kitűzött terveinket. Ez lenne a tervezés csúcsa, ami – némi bizonytalanságot nyilvánvalóan megengedve – egyáltalán nem elérhetetlen, és éppen ehhez kínálhat sok hasznos információt az elvégzett feladataink vezetése.

A teendőlista és a tettlista összevetéséből megtudhatod például, hogy:

• Mennyire volt hasznos a napod? Mennyire sikerült a céljaid irányába dolgoznod? Milyen arányban foglalkoztál a fontos és/vagy sürgős, nem fontos és/vagy nem sürgős teendőiddel?
• Milyen alapvető tervezési hibáid vannak? Mi a hiba a teendőlistáddal? Túl sokat tervezel be a napba? Esetleg túl sok irányba koncentrálsz?
• Mit és miért halogatsz? Milyen halogatási stratégiáid vannak? Melyek a tipikus alibi feladatok, amelyeket előnyben részesítesz a valódi fontossággal bíró teendőkkel szemben?
• Milyen váratlan feladatok merültek fel napközben? Hogyan lehetne ezeket a váratlan feladatokat elkerülni, vagy legalább tervezhetőbbé tenni?
• Milyen mértékű bizonytalansággal kell számolnod? Mert a bizonytalanság is tervezhető! Más jellegű bizonytalansággal kell számolnia egy kisgyerekes anyukának, akinek gyakran lesz beteg a gyereke, és megint mással például egy fogorvosnak, akinek elhúzódhat egy-egy munkája, míg bizonyos kliensei utolsó percben mondják le az időpontot. De mindkét esetben hasznos lehet tudni, nagyjából milyen arányú bizonytalanságról beszélünk.
• Mikor van a leghatékonyabb része a napnak, hétnek? Van a napodban egy jól azonosítható energikus idősáv? Esetleg a hetedben egy fontos dolgokra alkalmatlan nap? Komoly hatékonyságnövelő lépés, ha sikerül az energiaszintek változását a saját hasznodra fordítani.
• Mitől vagy kimerült? Egy húzós nap végén, átböngészve az elvégzett feladatokat, kiderülhet, miből volt túl sok. Apró-cseprő ügyekből? Fókuszpontokból? Szellemi vagy éppen fizikai munkától?

A terv és az elvégzett munka összevetéséből tehát megismerheted azt, hogy milyen tervezési és hatékonysági nehézségeid vannak a mindennapokban, illetve milyen trendek vannak jelen aktuálisan az életedben. Az elemzés után pedig jöhet az újratervezés, amely realisztikus célkitűzésekhez, letisztult prioritásokhoz, és ezáltal rövidebb, de hatékonyabb teendőlistákhoz vezet.

Célok és prioritások szem előtt tartása

A napi tetteink lejegyzése rengeteget segít abban, hogy tudatosabban használjuk fel a rendelkezésre álló időt. A hosszú távú, akár egész életünkre szóló céljaink ugyanis a mindennapok teendőforgatagában könnyen a háttérbe szorulhatnak, ha nem vigyázunk. Az időnk véges, és sokszor a fontos teendőinket elmossák a sürgősek, esetleg a könnyebb, kényelmesebb elfoglaltságok. A tetteink feljegyzése azonban tudatosságra nevel – teljesen más érzés leírni azt, hogy “futottam 5 kilométert”, mint beismerni, hogy “facebookoztam 2 órát”. Ez a fajta tudatosság segít a céljainkra, a prioritásainkra, a valódi teendőinkre koncentrálni, ezenkívül:

• Perspektívát ad. Az elvégzett teendők jelzik az eddig megtett utat, és motiválnak abban, hogy kitartóan, lépésenként haladj tovább a kitűzött cél irányába.
• Haladásra ösztönöz. Hosszútávú célok esetén sokan hajlamosak “ej, ráérünk arra még!” módon gondolkodni. Ám ha becsületesen feljegyezzük, mit tettünk ma a célunkért, hamar rádöbbenünk: a kis lépések összeadódnak – s bizony a sok kis lépés végül sikerré változik – nincs tehát mire várni, munkára fel!
• Segít a jobb ütemezésben. Nézd meg, mennyit sikerült haladnod egy adott időszak alatt a célod irányába. Túl lassan haladsz? Jó lenne tágabb határidő az egyes mérföldköveknek? Esetleg nagyon jól haladsz, s ha belehúzol, akár hamarabb is elérheted a sikert?
• Bátorít és önbizalmat ad. Ha néha elbizonytalanodsz, mert úgy érzed, túl nagy fába vágtad a fejszéd, vedd elő a tettlistát: feketén-fehéren láthatod, hogy már mi mindent megtettél a célodért. Csak így tovább! A megtett lépéseid jelzik, hogy nem egy remény vagy egy kívánság, hanem egy cél felé haladsz – hiszen a célokért dolgozunk, s íme, itt vannak a te célmegvalósító lépéseid, amelyeket már megtettél. Akkor is sikeresnek érezheted magad, ha épp semmi egetrengetőt nem tettél aznap, de valami egetrengető irányába tettél egy pici lépést.

Projektek esetén

Az elvégzett feladatok logolása számomra a munkával kapcsolatos projektekben bizonyult a leghasznosabbnak. Ha hosszabbtávú feladataid vannak (legyen az munka, szakdolgozat vagy akár az esküvőd megszervezése), nagy hasznát veheted a kitartóan vezetett tettlistának.

• Segít felvenni a fonalat. Összetettebb projekteknél, amelyekkel nem tudok folyamatosan foglalkozni, egy hosszabb szünet után jól működik, hogy átolvasom a logot, és már látom is, merre kell folytatnom a munkát.
• Megmutatja a következő lépést. Az előző nap logja megadja a kezdő löketet a folytatásra, sőt, jó eséllyel a következő teendőt is megmutatja. Olyan munkafolyamatoknál is inspirálóan hat, ahol nincs egyértelmű láncolat az egyes teendők között.
• Nagyszerű eszköz a munka összefoglalására. Ha egy-egy projektről beszámolót kell írnod, a munka oroszlánrészét megoldhatod egy folyamatosan vezetett loggal. Az elvégzett feladataid listáját használhatod munkahelyi önértékeléskor vagy fizetésemelés kérésekor kiindulási pontként is – nagy előny, hogy tényleges adataid vannak, és nem kell az emlékezetedre támaszkodnod!
• Mennyit érsz? Kezdő vállalkozók komoly problémája, hogy nem merik megkérni a munkájuk árát. Érek én ennyit? Kérhetek ezért ennyit? A tetteid listája rávilágít: nem a két szép szemedért fizetnek meg, hanem a rengeteg munkádért – ami bizony itt van előtted feketén-fehéren. Bizony, érsz ennyit!

Önbecsülés, önbizalom

Nagyon sajnálom, hogy nem ismertem ezt a módszert, amikor az első munkahelyemen dolgoztam. Sikerült pályakezdőként kifognom ugyanis egy igazán zsarnok főnököt: bármit is tettem, sosem volt elég. Hiába dolgoztam tizenórákat nap mint nap, hajnalban úgy mentem haza, hogy azt éreztette velem: egy semmirekellő vagyok. Utólag már tudom: nem lett volna szabad hagynom, hogy befolyásolja a magamról alkotott képemet – mentségemre szóljon, nagyon fiatal voltam, és az önbizalmam sem volt a csúcson. S hogy miért lett volna hasznos eszköz a logolás akkoriban? Íme:

• Elvárások kontra eredmények. Akár irreális elvárásokkal szembesülsz nap mint nap, akár önmagaddal szemben vagy kritikusabb a kelleténél, mostantól a kezedben lesz a lista az elért eredményeiddel. Minél hosszabb a lista, annál erősebb lesz az önbizalmad ahhoz, hogy megvédd magad a telhetetlen főnökkel vagy az önbecsmérlő éneddel szemben.
• Motivál és lendületet ad. Ahogy a teendőlistán szereplő tételek pipálgatása, úgy az elvégzett feladatok feljegyzése is nagyon jó érzés, és már önmagában motiválóan hat – és ahogy nő a listád, annál büszkébb lehetsz magadra. Minden felírt feladat után hatékonyabbnak, szorgosabbnak érzed magad, ettől jobb kedved és több energiád lesz, a lendület pedig továbbvisz a következő feladatra. Kitűzhetsz magadnak napi célt is – vajon összegyűlik 10 elvégzett feladat? -, sőt versenyezhetsz is magaddal.
• Érzed, hogy haladsz. Mélyebb időszakokban az is nagy előny a teendőlistával szemben, hogy míg a tennivalóid sora eszedbe juttatja, mi mindent kell(ene) még elvégezned, a már elvégzett feladataid a haladást mutatják, ezzel némileg derűsebb képet festve a napról. És még egy igazán rossz nap végén is megtapasztalhatod, hogy bizony nem ment veszendőbe az egész, hiszen ha nem is mindent, de azért jópár dolgot megcsináltál.
• Egy kedves vállveregetés. A tetteid lejegyzése nap végi rituáléként is működhet: az esti hálaadáshoz hasonlóan a napi sikereid listája is segít abban, hogy pozitív gondolatokkal zárd a napot. Alternatív módszer: munka után hazafelé sétálva nyugtázd magadban, mi mindent tettél le ma az asztalra – elégedetten zárhatod a munkanapot, s ezzel a kis szertartással elengedheted a munkával kapcsolatos gondolataid.
• Fogadd el: vannak rosszabb napok. Bizony, a lista nem mindig lesz olyan terjedelmes, mint szeretnéd. Ekkor se marcangold magad! Engedd el a dolgot, bocsáss meg magadnak. Másnap már csak azért is lelkesebb leszel, mert magadnak akarsz bizonyítani – és köztudott: kedvességgel könnyebb motiválni, mint szigorral. Légy magadhoz kedves!

Hogyan csináld?

Ha sikerült meggyőzzelek, hogy a tetteid időszakos vagy feladatfüggő feljegyzése hasznos, már csak egy kérdés maradt: hogyan érdemes csinálni?

Ha a tervezési módszereden szeretnél javítani, használd a teendőlistádat. Talán ez a legegyszerűbb módszer: egy pillantás alatt kiderül, hogy a terveid közül mit sikerült véghezvinned (kipipált tételek), hol tervezted túl magad (befejezetlen tételek), és azt is látni fogod – különösen papír alapú lista esetén -, hogy milyen teendőket kellett utólag hozzáírnod a naphoz. A legtöbb teendőlista alkalmazásnál be lehet állítani, hogy a kipipált tételeket ne tüntesse el, így nap végén egyben láthatod, hogy alakult a nap a feladataid szempontjából.

Ha azonban cél- vagy feladatorientált listát szeretnél (hosszútávú célok, projektek esetén), akkor érdemes egy külön listát vezetned az adott cél elérésért végzett munkádról. Így tisztán látszik majd, hogy mit tettél le eddig az asztalra, merre kell továbbhaladnod, és milyen hosszú út áll még előtted.

Akármelyik módszert is választod, fontos, hogy mindig azonnal jegyezd fel, ha valamit megtettél. A nap (hét) végéről visszatekintve ugyanis már nem lesz korrekt a listád: néhány elvégzett feladat könnyen a feledés homályába veszhet.

Platform szempontjából bármi jó, ami neked kézre esik – txt file-tól a todo appon át a post-it-ig -, csak ne állj meg az adatrögzítésnél, feltétlenül vond le végül a tanulságaidat!

Ha profi szintre emelnéd a feladatkezelésedet, és ezáltal a hatékonyságodat, akkor kattints a képre, és nézd meg a kapcsolódó online kurzusomat:

Képek forrása: 1, 2, 3.