Bármilyen témában is tartok előadást, workshopot, konzultációt, van egy fogalom, ami minden esetben előkerül – akár nevesítve, akár rejtve, de megkerülhetetlenül. Ez a fogalom a kaizen, a folyamatos fejlődés elve. Rendkívül sokoldalú fogalomról beszélünk, amelynek millió értelmezése lehet; annak ellenére ugyanis, hogy eredetileg egy jól definiált gyártáselméleti filozófia, a kaizen véleményem szerint egy olyan szemlélet, amely az életünk minden területére mágikus hatással lehet.

A kaizen egy japán szó, ami két tagból áll: a kai változást jelent, a zen pedig azt fejezi ki, hogy ez a változás a jó irányába történik. A lean szemlélet témakörébe tartozó kaizen elméletet Imai Masaaki foglalta rendszerbe és ismertette meg a nyugati világgal 1985-ben (Kaizen: Japanese Spirit of Improvement).

A kaizen egy olyan filozófia, amely abból indul ki, hogy mindig lehet fejlődni, s ehhez nincs más dolgunk, mint folyamatosan, élethossziglan, nap mint nap apró, de következetes és kitartó lépéseket tenni az általunk fontosnak vélt célok irányába. Az eredetileg autógyártásban használt hatékonyságnövelő és minőségfejlesztő elmélet előbb a különböző mérnöki és üzleti területekre gyűrűzött be, ahol többféle módszertanban is visszaköszön; amit azonban én most ki szeretnék emelni: a kaizen kifejezetten jól és könnyen használható eszköz a személyes életünk megreformálására is.

A kulcs: kis lépések

A kaizen egy rugalmas rendszer, amelyet a saját élet- és munkastílusodhoz tudsz igazítani, és gyakorlatilag bármilyen fejlesztendő területen nagyszerűen tudsz hasznosítani. Mivel nem egy konkrét módszertan, hanem egy gondolkodásmód, nem kell hozzá semmilyen eszköz, csak te magad: az eltökéltséged, hogy nap mint nap teszel egy aprócska lépést a célod érdekében.

Lassan, de biztosan – ez tehát a kulcsgondolat. De miért is?

• Gyakran ijesztő lehet egy nagy változás mind a belefektetendő energiát, mind a változás mértékét illetően. Az apró lépésekkel elkerülheted ezt a félelmet és az ebből adódó halogatást.
• A kis lépésekkel tartósabb, fenntarthatóbb eredményt érhetsz el, mivel ezek a lépések könnyen szokássá, természeted részévé válnak. (A szokások kialakításáról itt írtam.)
• Ha kis lépésekben haladsz, folyamatosan láthatod az erőfeszítéseid eredményét (vagy éppen eredménytelenségét), igazíthatsz a “hogyanon” és elengedheted mindazt, ami mégsem működik.
• A legapróbb pozitív lépés is jó hatással van az önbizalmadra, és lendületet ad a továbbiakhoz.
• A kis lépések mellett jut tér és idő a többi célodnak, kötelezettségednek, életterületednek, így egy adott területen való fejlődés nem jár szükségszerűen más területek elhanyagolásával.

Mire használjam?

Nézzünk pár hétköznapi példát, ahol jól működhet a kaizen!

• Hosszú távú célok elérése, nagy volumenű projektek megvalósítása. Pl. ha írni akarok egy könyvet, de sosincs rá időm, és egyébként is ijesztő a feladat, kitűzöm magam elé a napi x percet / y szót, figyelve arra, hogy x és y is megvalósítható, semmiképp sem visszariasztó mennyiségek legyenek.
• Életmódváltás. Pl. miniszokások bevezetése: minden reggel megiszom egy pohár vizet; minden délután megeszem egy almát; minden nap – egyelőre csak – 20 percet futok.
• Napirend, munkarend átalakítása. Pl. ha korábban szeretnék kelni egy órával, első körben csak 5 perccel húzom korábbra az órát, s kis lépésekben közelítem a vágyott célhoz; ha szeretném lerövidíteni a munkanapomat, de a szokásaim nem engedik, először csak 10 perccel korábban teszem le a lantot.
• Kapcsolatok erősítése. Pl. ha épp döcög a párkapcsolatom, és úgy érzem, én is tehetek róla, akkor mindennap egy apró gesztust teszek felé, bízva abban, hogy idővel lendületet vesz a dolog mindkettőnk részéről.
• Pénzügyek. Pl. ha meg szeretném reformálni a pénzügyeimet, garantált a kudarc, ha egyszerűen minden extrát megvonok magamtól holnaptól; ám ha kezdetben kisebb változtatásokkal élek, apránként tapasztalom meg a megtakarítás örömét, miközben ráébredek, nem is olyan nehéz kicsit tudatosabbnak lenni.

Ezek persze csak példák, nem is feltétlenül a legjobbak, de a lényeg talán érthető belőlük. Fogalmazd meg a célod, oszd fel apró lépésekre, és tégy minden nap valamit a célodért, legyen az bármilyen apró lépés. Ha kitartóan lépkedsz nap mint nap, hamarosan látni fogod az eredményeket, amitől csak még inkább lendületbe jössz.

Természetesen komplexebb célok esetében is ugyanígy használható a kaizen, hiszen a lényeg mindig ugyanaz: konzisztensen, kitartóan, kis lépésekben fejlődni.

PDCA – avagy fejlődj spirálszerűen

Ahogy a bevezetőben is írtam, a kaizen magja maga az állandó fejlődésre való törekvés folyamatos, ám kicsi lépésekben. Ha ennyit – és csak ennyit – megértesz és magadévá teszel, akkor már elsajátítottál mindent, amire a témában feltétlenül szükséged van. Ám van még pár olyan technika a kaizenben (és kaizen körül), amelyek jól használhatók akár a személyes életedben, akár a munkádban.

A PDCA-ciklus a folyamatos fejlődést iteratívan közelíti meg, azaz újra és újra végigjárja az alábbi lépéseket:

• Plan – tervezés, a probléma beazonosítása, a cél meghatározása
• Do – cselekvás, a lehetséges megoldások beazonosítása, a terv végrehajtása, adatgyűjtés(!)
• Check – ellenőrzés, az eredmények feldolgozása, értékelése, összevetése az elvárásokkal
• Act – beavatkozás, az eredmények alapján a működőképes módszerek megtartása, a többi elvetése

A PDCA tehát magában foglalja a kaizennek azt az alapvető elemét, hogy folyamatosan felül kell bírálnunk a tevékenységeinket, ehhez pedig adatokra és eredményekre van szükségünk. Én nagyon gyakran kérem arra az ügyfeleimet, hogy naplózzák az idejüket vagy éppen bizonyos szokásaikat, majd az eredmények alapján határozzuk meg, mit lenne érdemes változtatni. Ám a puding próbája mindig egy újabb naplózás, amiből egyértelműen látszik, hogy a bevezetett reformok valóban eredményeket hoztak-e, érdemes-e velük tovább dolgozni, esetleg némi módosításokkal, vagy új utakat kell keresnünk.

A legegyszerűbb módja a folyamatos, iteratív fejlődésnek az, ha rendszeresen – mondjuk hetente – átgondolod, hogy melyek voltak azok a pontok a hetedben, amelyekre büszke vagy, s hol vannak azok a pontok, ahol fejlesztésre lehet szükség. Én mindig minimum három pozitív és maximum három negatív pont felsorolására biztatok mindenkit, hiszen nem az a cél, hogy földbe döngöld magad, hanem az, hogy a saját erősségeidre támaszkodva kiválaszd azt a pontot, ahol tovább fejlődhetsz a következő héten.

Hétköznapi folyamatfejlesztés

A másik jó módszer, ha mindig résen vagy, és észreveszed azokat a pontokat a az életedben és a folyamataidban, ahol érdemes változtatni. Akár egy lerövidítendő házimunkáról, akár egy szub-optimális vállalati folyamatról van szó, keresd meg azt a lépést, ahol kis beavatkozással tudsz javítani a helyzeten – innen pedig jöhet a PDCA. Működik? Ha igen, megtartom; ha nem, tovább alakítok rajta.

Ha folyamatfejlesztés, akkor veszteségminimalizálás! Veszteség lehet a mozgás (pl. rosszul megtervezett logisztika), idő (pl. várakozás), hibák (pl. hibalehetőségekkel sűrűn tűzdelt folyamat – szabványosítással remekül kezelhető!), túlteljesítés (perfekcionizmus!!!) vagy éppen a variációk (első körben egy megoldás is elég). Mindennapi hatékonyság szempontjából a fentieken túl komoly veszteségeket jelentenek a megszakítások, a túlgondolkodás (analízis paralízis), a rágódás, vagy az elfoglalt, de nem hatékony tevékenykedés. Állapítsd meg, hová folyik el az időd és az energiád, és avatkozz be ott, ahol a leginkább minimalizálni tudod a veszteségeidet!

Munkahelyi környezetben talán magától értetődőbb, de ha magánéletben dobom be a folyamatfejlesztés-szabványosítás elvét, gyakran találkozom hitetlenkedő tekintetekkel, hiszen ki akarna egy autógyárat imitálni az otthonában… Pedig a “szabványosítás” nem más, mint egyfajta rutin kialakítása, a mindennapi teendők szokásokká formálása annak érdekében, hogy minél kevesebbet kelljen rajta gondolkodni, s minél kisebb legyen a hibázás lehetősége. Példa lehet erre egy bevásárlás mesterlista, amin rajta van minden, amit vásárolni szoktál, és minden héten ebből kiindulva írod össze a heti beszerzendőket; vagy éppen egy olyan heti menetrend, amelyben minden napnak megvan a maga feladata (pl. mosási rutin). S ha már megvan a folyamat, a rutin, azon már “csak” javítani kell, ha szükséges, illetve ha beválik, akkor változások esetén az új helyzetre beállítani.

Útravalóul pár alapelv

Igyekeztem minél jobban összefoglalni, hogy a mindennapokban hogyan is valósulhat meg a kaizen, ami szerintem a fejlődés, a fejlesztés egyik legszofisztikáltabb módja. A legfrappánsabb “take away” üzenetet mégis maga az eredeti elvrendszer jelenti. Ezek az alapelvek kaizennel és anélkül is fontos gondolatok:

• Mindig van lehetőség fejlődni, még a legrosszabb(nak tűnő) helyzetekben is! És ami legalább ennyire fontos: a jónak tűnő helyzetekben is – ami elvezet a következő ponthoz.
• Mindig kérdőjelezd meg a status quot! Ha fontos számodra az adott téma vagy terület, ne állj meg a fennsíkon, fejlődj tovább! Ez az élethosszig tartó fejlődés alapja.
• Hasonlóképpen: mindig kérdőjelezd meg a megszokottat, a hagyományost, és ha szükséges, cseréld le a régi megoldást az újra! Ugyanakkor ne gondold, hogy az új megoldás feltétlenül jobb lesz – ki kell kísérletezni, hogy a te adott helyzetedben mi működik, és csak azt megtartani, ami valós eredményeket hoz.
• Először az egyszerű és olcsó megoldásokat keresd, mielőtt a drága és komplikált megoldások felé fordulnál!
• A döntéseidet tényekre alapozd, ne véleményekre! Ugyanakkor érdemes minél több információforrást fellelni, többféle perspektívát megérteni (pl. több ember véleményét kikérni).
• A változásba vonj be mindenkit, aki érintett – véleményben, megoldások kialakításában, konkrét fejlődésben is.
• Kezdj fejlődni/fejleszteni azonnal, még akkor is, ha nem áll minden eszköz vagy információ a rendelkezésedre. Ne halogass! Lépd meg az apró lépésedet már ma!

Képek forrása: pexels.com.