Utolsó részéhez érkeztünk az évindító minisorozatnak. Az első részben kigondoltuk a céljainkat, a második részben heti, havi, napi szintű lépésekre bontottuk őket, most pedig beosztjuk a hetünket és a napunkat, hogy garantáltan jusson idő minden fontos teendőre.
Teljes mértékben osztom azt a nézetet, hogy arra van időnk, amire akarjuk. Ha nem is gondolkodunk végletekben (mint az egyik barátnőm, aki felrúgta a társadalmi elvárásokat, a kocsi-lakás-munkahely sémát, és elköltözött a brazil őserdőbe a gyerekeivel), akkor is mindannyiunknak van valamekkora szabadsága az idejét illetően. Éljünk ezzel a szabadsággal, és fordítsuk arra az időnket, amire mi magunk szeretnénk! S hogy mit szeretnénk, az előzőekben már meghatároztuk, hiszen kitűztük az éves célokat, most már “csak” rajta kell maradni a kijelölt ösvényen. Azaz: jöjjön a célorientált heti és napi tervezés!
A teendőlisták
Nem meséltem még arról, hogyan tartom nyilván a tennivalóimat – pedig a tervezési módszerem alapkövét jelentik a teendőlistáim.
A teendőlisták készítéséhez a Todoist alkalmazást használom már elég régóta – ha elektronikus verzióban gondolkodsz, mindenképp ezt ajánlom, az ingyenes verziója is tökéletesen használható mind gépen, mind pedig telefonon. Tervezési szempontból az elektronikus teendőlistát sokkal jobbnak tartom: lényegesen könnyebb szerintem naprakészen és átláthatóan tartani, mint egy papíron vezetett, áthúzogatásokkal teli listát, amit ráadásul rendszeresen át kell írni. Ugyanakkor mint a legtöbb módszer, ez is tökéletesen megvalósítható papíron is. (Magam is többször próbáltam visszatérni a gyökerekhez, de végül mindig beláttam, hogy számomra az elektronikus út a járható.)
A teendőlistáim készítésekor az alapelv az, hogy az azonos rendszerességű feladatokat közös listában tartom nyilván.
A Napi, Heti, Havi elnevezésű listáim fixek, azaz a bennük szereplő feladatok nem nagyon változnak: az éves tervezéskor megfogalmazott napi, heti, havi rendszerességű célmegvalósító lépések (pl. szeretnék naponta a bloggal foglalkozni, hetente kétszer edzeni, havonta elmenni a férjemmel vacsorázni) felkerülnek a megfelelő listára, és ezzel – tervezési szempontból legalábbis – kipipáltam az évet.
A céljaim megvalósításán kívül a háztartási teendőim azok, amelyek között rendszert lehetett és kellett teremteni, így ez a két terület nálam integráltan jelenik meg; a közös listában látom azt, hogy ideális esetben minek kellene megvalósulnia az adott hónapban, héten vagy napon. A listákon belül szigorúan elkülönülnek az egyes prioritások: a célmegvalósító lépések a legmagasabb prioritást kapják, akárcsak a létfontosságú háztartási feladatok; minden egyéb csak mezei teendő. (A “létfontosságú” kitételt komolyan veszem: az ablakmosás például semmilyen körülmények között nem tartozik ide. Nagyjából a mosás – főzés – alapszintű(!) takarítás háromszögben gondolkodom.)
A Heti és Havi listáim esetében, amihez lehet, időpontot rendelek. Mivel itt rendszeres tevékenységekről van szó, ez azt jelenti, hogy amint megcsináltam az adott feladat eheti verzióját, azonnal átírom a határidejét egy héttel későbbre – hasonlóképpen a havi feladatokkal. Hogy miért nem automatizálom? Mert ez csak egy előzetes terv, amit majd az aktuális héten, napon kedvemre alakítgatok a hetem alakulásának függvényében, és ebben csak akadályoznának a kőbe vésett szabályok. A Napi listán levő feladatok, és úgy általában maga a lista tulajdonképpen csak emlékeztetőnek van, a mindennapokban pontosan tudom, mi az a pár teendő, amit mindenképpen meg kell csinálnom, így itt nem foglalkozom határidővel és másnapra tologatással.
A nem rendszeres feladatokat az Aktuális listában tartom nyilván (postától fodrászig, fontos telefonhívástól adóbevallásig minden szerepel itt – ebben a listában elég nagy a fluktuáció), míg a Majd listában mindenféle ötletek szerepelnek, amelyekkel jelenleg nem szeretnék vagy nem tudok foglalkozni, de azt sem szeretném, hogy elvesszenek.
Heti tervezés elektronikusan
Miután vasárnap este lefeküdtek a gyerekek, én laptoppal, notesszel és színes tűfilcekkel felszerelkezve elfoglalom az ebédlőasztalt, hogy megtervezzem a jövő hetünket. Az alábbi rutint szoktam követni minden héten:
- Átnézem a naptárt. Miután képbe kerültem, egyeztetek a férjemmel, módosítok, ahol szükséges. Naptár tekintetében a Google Calendarra szavazok – a közös használatú, mindig naprakész családi naptárat szerintem semmilyen papír alapú határidőnapló nem tudja felülmúlni.
- Átpörgetem a teendőlistáimat. A fent említett folyamatos átdátumozásnak köszönhetően a rendszeres feladataim már nagyjából be vannak osztva a hétre, így ezeket csak átnézem, esetleg picit igazítok rajtuk. Ezenkívül az Aktuális listáról kiválasztok néhány tételt, méghozzá a “fontos” és “sürgős” koordináták mentén, alaposan mérlegelve, mert 8-10 plusz teendőnél többet nem szeretek hozzárendelni a hetemhez. Ezekhez a tételekhez határidőként a jövő vasárnapot rendelem. Ekkor a Todoist “Next 7 days” fülén látom a teljes heti listát.
- Időblokkokat készítek. A nagyobb lélegzetvételű teendőket időblokként (programként) beírom a naptárba. Természetesen a magas prioritásúakkal kezdem, amelyeknek mindenképp helyet találok, akár bizonyos programok kihúzásával is. Mivel a céljaim mindenek felett állnak a fontossági sorrendben, így lelkiismeretfurdalás nélkül mondok le bizonyos programokat. De erre általában nincs szükség, mivel most már csak olyan programokra mondok igent, amelyek tényleg fontosak számunkra – más szóval proaktívan vigyázok az időnkre. Az időblokkok a halogatás ellen is jól használhatók: az adott feladatot nem “majd” fogom elvégezni, hanem akkor, amikor beterveztem a napomba, hetembe. (Természetesen itt nem arról van szó, hogy óra szerint élem a napjaimat. A lényeg az, hogy minden fontos dolognak legyen egy dedikált időszakasza a napomban, hetemben. Például mindennap uzsonnától fektetésig kizárólag a gyerekekkel foglalkozom, és mivel ez nálam az egyik legmagasabb prioritású dolog, nem számít, ha épp rámomlik a háztartás, akkor sem fogok mosni-főzni-takarítani.)
- Megtervezem a menüt. Mivel szinte mindennap főzök, a menütervezés is szerves része a heti tervezésnek. Ekkorra már látom, hol mennyi időm marad, így tudok variálni a különböző bonyolultságú ételekkel, be tudom osztani a bevásárlást vagy az egyéb előkészítő munkálatokat.
Napi tervezés papíron
Mint láthatjátok, általában ragaszkodom a különböző elektronikus időmenedzsment eszközökhöz, azonban napközben logisztikai okokból áttérek a papírra – a napom megtervezése már egy hagyományos noteszben történik.
Esténként vagy reggelente (mikor hogy jön ki), a noteszemben felskiccelem a napot. Ehhez három dolgot veszek figyelembe:
- a határidőnaplómban az adott napot
- a teendőlistámon az adott napra beírt feladatokat
- a teendőlistámon az adott hétre beírt, ám konkrét naphoz nem rendelt feladatokat – ezekből választok, ha úgy adódik.
Mivel a napjaim három jól elkülöníthető részre bonthatók, amelyek mind más-más tevékenységre alkalmasak, így a napon belül nem kell sokat gondolkodnom, mit mikor csináljak, természetesen adódik általában az időbeosztás. Egyébként a napi tervezést részben emiatt eléggé lazán kezelem: ha zsúfolt vagy valamilyen szempontból bonyolult napom van, még az általános napi teendőimet is beírom-betervezem, de a lazább napokon, vagy az olyan napokon, amikor tudom, hogy az alap dolgokon kívül másra nem lesz energiám, nem írok le semmit, hiszen a feltétlenül elvégzendő dolgok úgyis a fejemben vannak, méghozzá nagyjából napszakhoz rendelve.
A különféle prioritásoknak köszönhetően egy pillanat alatt fel tudom mérni, mi az, ami mégsem fog beleférni az időmbe: ha szorul a hurok, a kisebb prioritású teendőket elkezdem kiszórni. Ehhez persze el kellett fogadnom azt, hogy (szinte) sosem lesz minden elvégezve; el kellett engednem a tökéletes háziasszony képét, és úgy általában a tökéletességet, de ez egy nagyon felszabadító lépés volt számomra. Megértettem azt, hogy nem mindennek kell beleférnie a 24 órámba, „csak” minden fontosnak. Persze vannak olyan napok, amikor még a fontosak közül is válogatnom kell – ilyenkor már nyilván az intuícióimra támaszkodom, a gyerekekkel foglalkozom, de mondjuk a mozgás kimarad. Az a szerencse, hogy idén az alvás szuperprioritást kapott nálam, így legrosszabb esetben csak alszom, és mégis sikeresen zárhatom a napot 😃
Néhány további praktika
- Haladjunk fontossági sorrend szerint a napi teendőinkben: kezdjük a legfontosabbal, és apránként haladjunk a kevésbé lényegesek felé. Így ha valami miatt megcsúszik a nap, elfogy az energia, közbejön valami, csak a kevésbé fontos dolgok esnek ki, hiszen a lényegen már túlvagyunk.
- Vegyük figyelembe az energiaszinteket a nap folyamán. Ha tisztában vagyunk azzal, hogy mikor van a napi energiacsúcsunk, tudatosan tervezhetünk vele. Sajnos ez a pont nem mindig kivitelezhető (én például nagyon szívesen kihasználnám a kora reggeli csendes időt, de mindkét gyerekem felébred abban a pillanatban, hogy megmoccanok), de ha összejön, aranyat ér.
- Engedjük el a tökéletességet. Pareto-elv ugyebár: a befektetett munka 20%-a hozza az eredmények 80%-át. A tökéletesség hajszolása helyett keressük meg azt az ominózus 20%-ot…
- Limitáljuk a napi teendőlistánk hosszát! Használjunk kisebb méretű határidőnaplót vagy mindennap egy Post-itet -hiszen ha a napunk hossza véges, akkor a teendőink sora sem lehet végtelen. (Íme egy nagyon jó kapcsolódó cikk angolul.)
- Legyünk tisztában a saját lehetőségeinkkel és képességeinkkel! Fogadjuk el, hogy betegen vagy egy három hetes kisbabával nem fogjuk ugyanazt a szintet hozni, mint korábban. Rengeteg frusztrációtól óvjuk meg magunkat, ha az aktuális helyzetünkre tervezünk.