Hogy mi a közös a közel 3 éves lányomban és bennem? A környezetünk sokfélét mond: hasonlít a szemünk és a hajunk, imádjuk a moncsicsiket, a mézeskalácsot és a hideg hónapokat. Ám van még egy hasonlóság: mindketten odavagyunk a “miért?” kérdésért. A lányomnál ez természetesen a korából adódik, nálam azonban mondhatni szakmai ártalom, méghozzá többszörösen is. Ma a kedvenc mérnöki módszeremről, az 5 miértről mesélek nektek, ami bár ipari környezetből indult, nagyon jól használható a mindennapi dilemmák megoldásában is.
A módszer célja nem más, mint megtalálni a mindenkori probléma gyökérokát, s ezzel elindulni a valódi megoldáshoz vezető úton ahelyett, hogy ideiglenes, felszínes vagy teljességgel irreleváns megoldási kísérletekbe kezdenél. Ehhez semmi mást nem kell tenned, mint feltenni magadnak a világ legegyszerűbb kérdését, méghozzá ötször: miért?
A módszert Sakichi Toyoda, a Toyota alapítója fejlesztette ki a 30-as években, később a szintén toyotás Taiichi Ohno-nak köszönhetően terjedt el, aki a könyvében ír a Toyota módszereiről, többek között az “5 miértről” is. A módszer nemcsak vezetőségi (mai szóval élve menedzseri) szinten volt használatban, hanem az összes alkalmazott elsajátította tréningek keretében. Ez a szemlélet egyébként a mai napig jellemző a Toyotára, valamint a cég berkeiből kiinduló lean módszertanra: a problémamegoldásnak, a döntéshozásnak nem igazgatósági ötleteken és megbeszéléseken kell alapulnia, hanem azon, hogy mi történik ténylegesen a műhelyben, a dolgozók szintjén. A lean különféle eszközei, így az “5 miért” is ma már szerte a világban népszerűek, és bőven túlléptek az autóipar gyártósorain. Mivel józan paraszti ész és egyszerűség jellemzi ezeket a módszereket, abszolút helyük van a mindennapi életben is.
Hogyan kell használni?
5 miért: azaz 5 alkalommal kell egymás után feltenned a “miért” kérdést önmagadnak (vagy ha a munkád során használod: a csapatnak). Minden egyes “miért” az előző miértre adott válaszra vonatkozik, azaz lépésenként fogod visszafejteni a probléma okát.
Egy már klasszikusnak nevezhető szemléltető példa:
- Probléma: Elromlott az autóm, nem megy tovább.
- Miért?
- Mert kifogyott a benzin.
- Miért?
- Mert nem tankoltam reggel.
- Miért?
- Mert nem volt rá pénzem.
- Miért?
- Mert tegnap este elveszítettem pókeren.
- Miért?
- Mert nem tudok jól blöffölni.
- Megoldás: megtanulok blöffölni (vagy abbahagyom a pókert).
Az “5 miért” módszert nagyszerűen vissza lehet ellenőrizni azzal, hogy visszafelé haladva olvasod a kérdéseket és a válaszokat. Azaz: Ha megtanulok blöffölni, nem fogom elveszíteni a pénzem, így meg tudok tankolni reggel, és nem fogy ki a benzin, amikor épp használnám az autómat. Ha ez logikusnak tűnik, jól használtad a módszert. Nyilván a fenti példa elég fapados, de a módszer logikáját kiválóan átadja.
Tippek-trükkök
Az 5 miért nem szentírás – gyakran előfordul, hogy 5 miért alatt sem értünk le a gyökérokig, ilyenkor természetesen tovább kell ásni. Az 5-nél kevesebb miérttel azonban érdemes vigyázni: ha túl korán állsz meg a probléma visszafejtésében, könnyen megint tüneti kezelés lehet a vége. A miértekkel akkor kell megállni, amikor tényleg nem tudsz már hasznos választ adni önmagad számára – és a legutolsó válaszod alapján meg tudod fogalmazni azt a (első) teendőt, amivel meg fogod oldani a dilemmát. Ez ugyanis a módszer végső célja: beazonosítani azt a lépést, amellyel előremozdíthatod a problémád megoldását.
Nagyon fontos, hogy a miértekre adott válaszaid tények legyenek, nem pedig feltételezések – vagy ami még rosszabb: hibáztatások. A fenti példánál maradva, nem lett volna helyes válasz az, hogy azért veszítettem pókeren, mert a hülye Pista csalt. Mivel problémát akarunk megoldani, abba az irányba érdemes haladni, ahol tudunk is tenni valamit, és hacsak nem egy igazi bűnbarlangban pókerezünk, ahol Pista likvidálása egy lehetséges forgatókönyv, a saját berkeinkben érdemes maradnunk.
Előfordulhat, hogy egy-egy miértnél többféle választ is tudsz adni. Van egy rossz hírem: ilyen esetben minden elágazáson tovább kell lépned a miértekkel, mert lehetséges, hogy a problémád hátterében több gyökérok is van. Ebből az is következik, hogy nem érdemes verébbel lőni ágyúra – komplex problémák esetében nem feltétlenül ez lesz a megfelelő módszer, különösen akkor, ha sokféle ok vezetett a szituációig.
Mikor érdemes használni?
Az “5 miért” elsősorban mint egyszerű, ám hatékony problémamegoldó híresült el, ám ennél mindenképp szélesebb a paletta, ahol használni lehet. A cél mindig az, hogy megtaláljuk a gyökeret, kiindulópontot – legyen az valóban egy megoldásra váró probléma vagy egy döntési helyzet -, de használhatod arra is, hogy megtaláld az okát egy balul sikerült helyzetnek, megelőzendő a katasztrófa megismétlődését (gondolatébresztő gyakorlatként játszd le az 5 miértet a legutóbbi balsikeredre).
Az “5 miért” nagyon jól használható célállításkor is – a módszer ugyanis kiváló abban, hogy megtaláld a valódi motivációidat. Utóbbira egy ütős példa a saját praxisomból: egy ügyfelem már nagyon szeretett volna új lakásba költözni a párjával, de sehogy nem alakultak a dolgok. Elővéve az “5 miért” módszerét, némi gondolkodás és őszinte önelemzés után megtalálta a választ: nem a lakással volt a gond, hanem a párkapcsolattal, s az ügyfelem a szakítás után egyedül költözött végül (és elmondása szerint jelenleg is boldog a döntésével).
S hogy személyes példákat is hozzak: nemrégiben a módszer segítségével állítottam össze egy céges marketinganyagot – az “5 miért” segítségével igyekeztem felgöngyölíteni a leendő ügyfelem igényeit, mígnem a hatodik miértnél sikerült rálelnem a fájdalompontjára (méghozzá sikerrel). A magánéletemben pedig az éves visszatekintések során szoktam elővenni a módszert. Végignézve az évet, mindig sikerül beazonosítani néhány problémát, amelyeknek a megoldása fontos lenne a következő évben. Ezekre a problémákra mindig lefuttatom az “5 miértet”, és az eredmények mentén tervezem a következő évet. (Fun fact: nem egyszer fordul elő, hogy az egyes problémák azonos gyökérokból erednek!)
Egy alternatív értelmezés
Nem lenne teljes a cikk, ha nem beszélnék az “5 miért” másik verziójáról, amelyben a módszer egyfajta mini brainstormingként működik. A miért csak egyszer hangzik el, ám 5 választ kell rá adni. Nem mondom, hogy nincs létjogosultsága ennek a felhasználási módnak, hiszen kiváló ötletek bukkanhatnak fel, ám az eredeti cél, azaz a probléma gyökérokának megtalálása, nagy valószínűséggel nem fog teljesülni.
A folytatás: az “5 hogyan”
Ugyan az eredeti forrás nem említi az “5 hogyan” módszerét, mégis valamelyest ide tartozik. Ha megtaláltad a gyökérokot, és beazonosítottad a megoldandó feladatot, felmerül a kérdés: hogyan? Az első hogyanra adott válaszod máris közelebb visz a célhoz, és az “5 miértnél” megszokott fokozatossággal (szakmai nyelven iteratív lépésekkel) apránként eljutsz ahhoz az első valódi lépéshez, amellyel elkezdheted felgöngyölíteni a problémát. Érdemes kísérletezni ezzel a módszerrel, akár az “5 miérttől” függetlenül is: egy-egy elakadás esetén talán éppen az “5 hogyan” mozdíthat ki a tehetetlenségből.